Over deze vacature
Functie omschrijving
Voor het bovengenoemde project zoeken wij een ervaren Document Controller met SharePoint online ervaring. Aantal uur: 16 met optie tot uitbreiding naar 24 uur per week.
Wat ga je doen?
Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van sharepoint binnen het project en documenten van het project en zorg je voor goede communicatie binnen het projectteam over de opslag, registratie en verspreiding van deze documenten.
Concreet betekent dit dat je ondersteunt bij het ontwikkelen van een uniforme en doelmatige archiefstructuur voor het project en zorgt voor een goede verwerking en afhandeling van de documentenstroom. Je bent verantwoordelijk voor het ontvangen, ordenen, ontsluiten en archiveren van documentatie die gemaakt wordt binnen het project. Jij zorgt ervoor/ ziet er op toe dat alle belangrijke documentatie van het project wordt opgeslagen in de daarvoor bestemde systemen, dat informatie terug vindbaar is op basis van de meegegeven metadata. Dit door organisatiesensitief bewust te zijn en in goed overleg te gaan met de projectmedewerkers en de functioneel beheerders vanuit het Waterschap. We werken nauw samen met een aannemer. Voor de uitwisseling van documenten gebruiken wij VISI en Sharepoint.
Als documentbeheerder heb jij de regie over de gebruikte DMS-systemen. Je bent medeverantwoordelijk voor de inrichting, autorisatie en beheer ervan en je geeft instructies aan het projectteam over het gebruik ervan. Ook zorg je voor goede afspraken over een overdracht naar beheerder(s), zowel voor de tools (zoals VISI en GRIP) alsmede sharepoint en de gezamenlijke mailbox van het project waarin de regelgeving zoals archiefwet in acht genomen wordt.
Je rapporteert proactief aan de projectteams over de status van inkomende, uitgaande en te reviewen documenten.
Functie eisen
- Op het moment dat je heel veel documentatie krijgt aangeleverd of dient te monitoren, houd jij je hoofd koel en weet je het overzicht te bewaren. Je kunt goed onder tijdsdruk werken.
- Jij bent iemand die altijd de puntjes op de i zet en gestructureerd te werk gaat.
- Daarnaast kijk je verder dan alleen de documenten zelf en snap je hoe en waarvoor deze gebruikt worden en geeft op basis hiervan ook adviezen/je aanbevelingen.
- Je wil graag het eerste aanspreekpunt zijn voor het projectteam en opdrachtnemer bij vragen over het documentmanagementsysteem (DMS) en de documentatie in algemene zin. Afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau.
- Minimaal drie jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.
- Aantoonbare ervaring met Sharepoint online is vereist.
- Ervaring en/of kennis van GRIP, Visi en Corsa is een pré.
- Je kunt projectteams instrueren over het gebruik van het DMS.
- Je bent proactief en communicatief vaardig.
- Je bent analytisch en oplossingsgericht.
- Je gaat akkoord met detachering.
Extra info
- Locatie: Middelburg (woensdag) & remote
- Uren per week: 16 - 24
- Periode:ZSM TOT 31 DEC