Document Controller

Functie omschrijving
Ben je een teamspeler die er graag voor zorgt dat informatie makkelijk toegankelijk gestructureerd is, processen soepel lopen en iedereen zijn afspraken nakomt?

Voor het uitdagende ERTMS programma zijn we op zoek naar een document controller. In deze functie ben je medeverantwoordelijk voor het beheren en verbeteren van het document management proces. Naast de verwerking van alle projectdocumentatie en tekeningen, heb je een faciliterende en controlerende rol richting de programma teams. Jij ondersteunt de teams in het eigen maken van het reviewproces en de te gebruiken systemen. Tevens bewaak je de deadlines en toets je de naleving van de gemaakte procesafspraken, zowel intern, als richting de leverancier voor het tijdig aanleveren van de documentatie.

De documentcontroller is werkzaam voor het ERTMS programma, wat bestaat uit drie projectteams:

• Projectteam Voorbereiding Instandhouding

• Projectteam Voorbereiding Vervoer

• Projectteam Techniek.

De documentcontroller wordt functioneel onderdeel van het Programmabeheersingsteam en werkt in nauwe samenwerking met het gehele programma.

Met jouw deskundigheid en enthousiasme weet je collega’s te motiveren conform richtlijnen en afspraken te werken. Je rapporteert functioneel aan de Programmabeheersingsmanager ERTMS en hiërarchisch aan het Hoofd Bedrijfsbureau van de afdeling NS Techniek Projecten & Trajecten.

De opdrachtgever(s)
Op dit moment wordt het treinverkeer beveiligd met ATB en seinstelsel ’54. Deze systemen functioneren goed, maar zijn verouderd en niet meer te onderhouden tegen redelijke kosten. Daarom heeft het kabinet in 2019 opdracht gegeven European Rail Traffic Management System (ERTMS) in te voeren in Nederland. De komende jaren werken we bij NS op allerlei manieren mee aan de invoering van dit nieuwe systeem voor treinbeveiliging: treinen worden omgebouwd, personeel wordt opgeleid en systemen en processen worden aangepast. ProRail start met de ombouw van de infrastructuur.

De invoering van ERTMS is een stap naar digitalisering – en dus modernisering – van het spoorvervoer. In internationaal perspectief bezien draagt ERTMS bij aan het Europese doel dat de “Digital Railways” wordt genoemd. Door de invoering van ERTMS voeren we één gestandaardiseerd en gedigitaliseerd Europees treinbeveiligingssysteem in. Zo blijft het Europese treinverkeer veilig en wordt het makkelijker landsgrenzen te passeren.

Met de invoering van ERTMS dragen we, tenslotte, bij aan een van de belangrijke doelstelling die NS zich heeft gesteld: ‘We ontwikkelen het mobiliteitssysteem, nationale en internationale spoornetwerk voor de toekomst’.

Voor het programma ERTMS zijn wij op zoek naar een documentcontroller die zorgdraagt voor een correcte, formele communicatie intern en richting leverancier en een snelle en makkelijke terugvindbaarheid van documenten in SharePoint tijdens en na het programma. Daarnaast is het doel om het samenstellen van het overdracht-/opleverdossier te vergemakkelijken.

De werkzaamheden zullen plaatsvinden vanuit Utrecht, waarbij geldt dat NS een actief beleid heeft om thuiswerken te faciliteren.

Functie eisen

• HBO werk- en denkniveau

• 2-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een complex project;

• Prince2 certificering is een pre

• Aantoonbare ervaring met SharePoint als programma sitebeheerder (bij voorkeur Office 365/ SharePoint 2013) en een DMS-systeem (bij voorkeur Aconex);

• Goede beheersing van de Engelse taal (zowel in woord als schrift);

• Aantoonbare ervaring met MS-Office.

Extra info

• Locatie: Utrecht / thuis

• Startdatum: 20-3-2023

• Einddatum: 15-3-2024

• Optie op verlenging: Ja

• Uren per week: 36 uur per week