Senior Functioneel Beheerder Zaaksysteem

Functie omschrijving
Binnen de gemeente Purmerend staat de inwoner en de stad centraal en zijn wij continue bezig met het verbeteren van onze dienstverlening aan de inwoners en de stad.

Digitaal werken is daarin een belangrijke ondersteunende pijler en de gemeente is in 2020, met de doorontwikkeling van de digitalisering en archivering als doel, een project voor het vervangen van het oude zaaksysteem aangegaan.

Zaaksysteem.nl is de leverancier van het nieuwe zaaksysteem en de basisimplementatie hiervan is afgerond. Voor 2021 en verder staat de doorontwikkeling van het nieuwe zaaksysteem centraal op basis van een actueel plan van aanpak.

Wie zoeken wij

Gemeente Purmerend zoekt voor de komende periode een deskundige functioneel beheerder die stevig in zijn schoenen staat. Een echte teamspeler, communicatief vaardig en die ook de verbinding kan leggen met de proceseigenaren en eindgebruikers. Een tijdelijke functioneel beheerder met voldoende kennis en specifieke ervaring van zaaksystemen om samen met de aanwezige beheerders het nieuwe zaaksysteem verder door te ontwikkelen.

Scope van de opdracht

De scope binnen deze opdracht ligt op het functioneel beheer en het inrichten van zaken en processen in het nieuwe zaaksysteem van Zaaksysteem.nl. Het converteren van zaken uit het oude Centric zaaksysteem loopt hier als een rode draad doorheen en dit vraagt ook om het realiseren van bijbehorende koppelvlakken met de betrokken backoffice applicaties.

Gaandeweg de opdracht zullen er inrichtingsvraagstukken opkomen en zullen er vanuit functioneel beheer adviezen moeten worden aangeleverd bij de projectleider van het zaaksysteem om samen met een beslisgroep de juiste beslissingen te kunnen nemen.

De opdrachtgever(s)
Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een platte organisatie met volop mogelijkheden waarin onze inwoners centraal staan. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met je collega’s vinden we belangrijk.

Functie eisen

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar binnen een gemeentelijke organisatie;

• Aantoonbare werkervaring in de rol van functioneel beheerder van applicaties;

• Aantoonbare werkervaring met het implementeren/inrichten van zaaktypen en processen in een zaaksysteem binnen een gemeentelijke organisatie;

• Uiterlijk beschikbaar per 17 mei 2021, maar het liefst z.s.m.;

• Beschikbaar voor 24 uren per week. Dit is verdeeld over 3 dagen op dinsdag, woensdag en donderdag;

• Aantoonbare werkervaring in dataconversies met zaaksystemen (toon dit in het cv aan d.m.v. een concreet voorbeeld)

• Aantoonbare werkervaring met koppelvlakken tussen backoffice applicaties en zaaksystemen (toon dit in het cv aan d.m.v. een concreet voorbeeld)

• Aantoonbare werkervaring met het intakeproces van nieuwe zaaktypen in een zaaksysteem

• Aantoonbare werkervaring met het geven van uitleg en trainingen aan eindgebruikers (toon dit in het cv aan door te vermelden wat voor trainingen je gegeven hebt)

• Aantoonbare algemene kennis van DMS-RMA

• Zaaksysteem.nl en/of Mavim en/of eDocs heeft een pré;

• Gemiddeld 1 en maximaal 2 dagen op locatie wanneer nodig en ook past binnen de huidige corona maatregelen.

Competenties

• Teamspeler;

• Betrokken en verantwoordelijk zijn binnen het team functioneel beheerders;

• Tijdig opschalen naar de projectleider van de implementatie van het zaaksysteem;

• Realistisch plannen en organiseren wat nodig is om afgesproken resultaten te behalen;

• Snel tot de kern van een vraagstuk komen;

• Initiatief nemen om vraagstukken te benoemen en op te lossen binnen het team;

• Maakt heldere afspraken, bewaakt deze op nakomen;

• Communicatief vaardig en verbinder naar proceseigenaren en eindgebruikers.

Extra info

• Duur 9 maanden (tot 1 januari 2022)

• Optie tot verlenging 1 maal 6 maanden

• Uren per week 24 uren per week

• Start Z.s.m. (uiterlijk per 17 mei 2021)