Implementatiemanager Financiën en Inkoop Systeem

Functie omschrijving
In de functie van Implementatiemanager Financieel Management en Inkoop Systeem (AFIS) ben je de spin in het web voor wat betreft de daadwerkelijke implementatie van het programma, richting en gedurende de livegang.

Bestanddelen van de opdracht

Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie rond de livegang op 1 oktober 2024, met alle werkzaamheden die daarbij horen en daaraan vooraf moeten gaan. Daarnaast ben je de liaison naar de beheerorganisatie (in de lijn). Je bereidt deze organisatie voor op wat vanuit het programma komen gaat, o.a. resulterend in een heel aantal voorbereidende werkzaamheden als het opstellen en inrichten van een incidentenprocedure, het afstemmen over SLA’s/ OLA’s en het opstellen en uitvoeren van een functioneel beheerplan.

Bovendien ben je degene die het overzicht over de verschillende omgevingen (OTAP) creëert, houdt, bewaakt en vroegtijdig monitort of er geen potentiële conflicten gaan ontstaan in het gebruik van deze omgevingen. Je rapporteert direct aan de programmamanager, waarbij je in aanvang coördinerend en faciliterend bent naar de programmaorganisatie. Naar gelang de livedatum nadert en ook gedurende de nazorg fase zal je rol meer sturend zijn, waarbij je ten alle tijden het overzicht behoudt en op de juiste momenten anderen betrekt.
Op te leveren resultaten:

• Implementatiemanagement:

• Go-live plan (inclusief impact op de business)

• Go-live draaiboek over alle programmaonderdelen heen

• Cut-over plan (inclusief back-out, recovery en contingency plannen)

• Omgevingsmanagement; het managen van de (beschikbaarheid van de) verschillende omgevingen, communicatie hierover richting eindgebruikers.

• Opstellen en coördineren van het functioneel beheerplan.

• Inrichting van een incidentenprocedure.

• Inrichting van de SAP module ILM (Information Lifecycle Management).

• Opstellen SLA’s en OLA’s (met de beheerpartner iQibt en de interne/externe leveranciers van de benodigde aansluitingen).

• Liaison vanuit het programma naar de ICT Beheerorganisatie binnen de Gemeente.

Afstemming

• Dagelijkse afstemming met de programmanager en projectmanagement.

​​​​​​​Gezagsverhouding

Het programma AFIS is in opdracht van de directie Financiën en Inkoop, verantwoordelijk voor de implementatie van het systeem. Deze manager is werkzaam binnen het programma AFIS en werkt primair voor de programmamanager en het projectmanagement. De te behalen resultaten worden afgestemd met de programmamanager.

Verwachte einddatum opdracht

31 december 2024

De opdrachtgever(s)
De opdrachtgever(s)

De directie Financiën en Inkoop (F&I) van de gemeente Amsterdam wil de gemeentelijke organisatie, Amsterdamse burgers en bedrijven een excellente en toekomstbestendige financiële dienstverlening bieden. Een efficiënte en transparante financiële administratie en geïntegreerde financiële- en inkoopprocessen zijn hiervoor de basis. Een nieuw financieel management en inkoop systeem (AFIS) voor de gehele organisatie is één van de middelen om deze ambitie waar te maken. Het softwarepakket is, na een aanbesteding, geselecteerd.

Programma-organisatie AFIS

De implementatie van AFIS is omvangrijk en complex aan de systeemzijde en organisatiezijde. Het programma kent daarom twee implementatielijnen. Lijn 1 bestaat uit een vijftal Bedrijfsprocessen en een vijftal Ondersteunende processen, richt zich op de inrichting van het systeem en de processen en werkt daarin nauw samen met de technische implementatie- en beheerpartner. Lijn 2 focust zich op de implementatie in de organisatie en richt zich op diverse gebruikersgroepen en adoptie van het nieuwe financiële en inkoopsysteem.

Doelstelling van het programma AFIS

Het nieuwe financieel management en inkoop systeem is onderdeel van het verder digitaliseren en automatiseren van de (interne) dienstverlening van de gemeente Amsterdam. Het systeem wordt gebruiksvriendelijker, toegankelijk via mobiele telefoon of tablet. Bestaande ketenprocessen worden (verder) geautomatiseerd en uitgebreid met leveranciers- en contractmanagement. Daarnaast bieden financiële projectbeheersing en een begrotingsmodule een vollediger inzicht in de financiële stand van zaken van de budgethouder, de directie, de programma’s en de stad. Door zoveel mogelijk te standaardiseren en automatiseren wordt de datakwaliteit van financiële- en de inkoopgegevens verbeterd ten behoeve van kwalitatief goede rapportages en betrouwbaardere prognoses. De komende jaren gaat de gemeente Amsterdam gebruik maken van SAP S4HANA en SAP Ariba. Het implementatietraject is in november 2022 gestart.​​​​​​​

Gemeentelijke organisatie

Met ruim 18.000 collega's zorgen we ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers. Werken voor Amsterdam betekent bijdragen aan iets groots. Aan groei, veiligheid, ontwikkeling, gezondheid. Van de stad, van Amsterdammers. Daarmee geven wij Amsterdam door; aan de toekomst, aan volgende generaties. We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen

collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad.

Lees meer over de organisatiestructuur van de gemeente Amsterdam.

Functie eisen

• De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

• De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring in het managen van de eerder beschreven kerntaken, in andere grote programmaorganisaties.

• De aangeboden kandidaat heeft gedegen kennis van ICT processen en de meer technische kant van ICT.

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties.

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met SAP S4HANA en SAP Ariba.

• De aangeboden kandidaat is onafhankelijk van en niet gelieerd aan de binnen het programma betrokken ICT-leveranciers.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met bedrijfsvoering processen bij de (gemeentelijke overheid) en heeft ruime ervaring met planningsmethodieken.

• De aangeboden kandidaat heeft ruime ervaring met planningsmethodieken.

• De aangeboden kandidaat heeft een hands-on mentaliteit, is oplossingsgericht, gedreven en accuraat.

Extra info

• Startdatum: zo spoedig mogelijk

• Einddatum: 31 december 2024

• Optioneel tot verlenging conform duur werkzaamheden: ja

• Aantal uren gemiddeld per week: 36 uur