Managementassistent directie

Functie omschrijving
Als managementassistent zorg je er voor dat de directieleden van de Provincie hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Daarvoor draag je samen met je collega’s zorg voor het beheer van agenda’s en mail en bereid je uiteenlopende besprekingen voor. Je houdt de werkdossiers bij en je draagt zorg voor afhandeling van telefonische contacten en maakt afspraken. Je geeft algemene administratieve en of organisatorische ondersteuning. Je zorgt ervoor dat de directieleden voor overleggen op tijd de relevante informatie hebben. Verslaglegging kan ook tot de taken behoren.

Een zeer afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid waarin je jouw kennis en kunde, enthousiasme en teamspirit kunt inzetten ter ondersteuning van het team directiesecretaresses.

Van jou wordt verwacht dat je je flexibel/collegiaal opstelt wanneer het gaat om samenwerking/uitvoering van de diverse taken binnen het directiesecretariaat. Jij zult onder andere ingezet worden om collega’s te vervangen. Deze taken zul je veelal onder supervisie uitvoeren.

De opdracht is 3 tot 5 dagen per week uitgeschreven, 5 dagen heeft op termijn de voorkeur.

De opdrachtgever(s)
Als managementassistent maak je deel uit concernzaken en van de eenheid bestuur, deze stafafdelingen ondersteunen de directie en het dagelijks bestuur op diverse beleidsterreinen. Je werkt op het directiesecretariaat samen met 3 collega’s.

Functie eisen

• Werkzaamheden vinden zoveel mogelijk op het provinciehuis in Lelystad plaats;

• Bij de uitvoering van de opdracht worden wel IT-middelen ter beschikking gesteld (mits beschikbaar);

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal en goede kennis van de Engelse taal;

• Beschikbaarheid van minimaal 24 uur per week bij aanvang van de opdracht, de vraag kan oplopen naar maximaal 32 uur; Kandidaten moeten hierin qua inzet op termijn flexibel mee om kunnen gaan;

• Beschikbaar per 14 augustus 2023;

• In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk).

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in de richting van secretarieel/office management

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent in een complexe bestuurlijke omgeving bv. als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar

• Minimaal 1 jaar aantoonbare kennis en werkervaring in de afgelopen met representatie en protocol binnen een bestuurlijke omgeving (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv)

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar bij een (semi-)overheidsinstantie

Competenties

• Je bent servicegericht;

• Je hebt gevoel voor verhoudingen;

• Je kunt, als het moet, op de voorgrond treden, maar weet ook op de achtergrond te opereren om alles in goede orde te laten verlopen;

• Je bent flexibel, initiatiefrijk;

• Je bent een zelfstandig persoon die gewend is om in een politiek-bestuurlijke omgeving te werken;

• Je weet om te gaan met personen met diverse achtergronden en maatschappelijke posities;

• Je hebt zeker geen negen tot vijf mentaliteit;

• teamwork is je op het lijf geschreven;

• Je kunt makkelijk wisselen van rollen met je collega's;

• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie;

• Je hebt een flexibele werkhouding;

• Je bent stressbestendig;

• Je kunt goed hoofd- en bijzaken onderscheiden.

Extra info
Duur 6 maanden

Optie tot verlenging 2 maal 6 maanden

Uren per week 32

Start 14 augustus 2023

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op dinsdag 25 juli 2023 tussen 09.00 uur en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk maandag 24 juli bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.