Over deze vacature
Helaas is het niet meer mogelijk om te solliciteren op deze vacature. De inschrijvingsperiode is inmiddels gesloten. Geen nood, hieronder staan mogelijk andere leuke en gerelateerde opdrachten voor je klaar.
Er zijn momenteel geen resultaten gevonden.
Managementassistent van de Concernmanager Strategie en Public Affairs en Hoofd Bestuursondersteuning.
Reageren is niet meer mogelijk
32-36 uur pw, 1 mnd
In deze functie ondersteun je primair twee managers; de Concernmanager Strategie en Public Affairs (SPA), hier ligt het zwaartepunt van de ondersteuning, en het hoofd Bestuursondersteuning (BO). De huidige assistent vertrekt per 1 januari en de selectieprocedure voor opvolging loopt momenteel. Het is belangrijk dat je heel zelfstandig bent en snel kan inwerken.
De afdeling SPA draagt bij aan de integrale sturing op de strategische agenda Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen. Utrecht bouwt verder aan een stevig bestuurlijk relatiebeheer bij partners binnen en buiten de organisatie. We versterken de internationale samenwerking en de Utrechtse lobby in Den Haag en Brussel. De afdeling BO zorgt voor de ondersteuning en advisering van het college van B&W voor het bestuurlijke besluitvormingsproces en representatieve zaken. Ook verzorgt BO de secretariële ondersteuning van het college als geheel en de individuele bestuurders. BO vormt een belangrijke schakelfunctie tussen het college van B&W en de rest van de organisatie, waar de verantwoordelijkheid voor integrale adviezen aan het college ligt.
We zoeken een zeer ervaren allround managementassistent pur sang voor een drukke overgangsperiode in een hectische omgeving, in aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen, totdat de nieuwe collega binnenkomt. Voor deze klus ben je de rechterhand van twee managers. Voor het hoofd BO ben je met name met interne contacten bezig, en lever je een bijdrage aan de ondersteuning van kabinetswerkzaamheden, zoals bijv. koninklijke onderscheidingen. Voor de Concernmanager SPA heb je een belangrijke rol als visitekaartje voor onze in- en externe gasten waaronder o.a. Kamerleden en Europarlementariërs. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord. Je maakt onderdeel uit van het Office Management van de Staf Bedrijfsvoering & Strategie (SBS). Dit betekent dat je:
Directie en managers ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied;
Samen met je collega’s een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;
Volledige ondersteuning biedt bij het organiseren van (internationale) “evenementen” en werkbezoeken;
Met plezier een complexe agenda’s en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda’s en mailboxen en daarover helder communiceert;
Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je manager;
Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.
Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig dit gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig.
Hieronder staan de eisen beschreven. Dit zijn knock-out criteria waaraan je minimaal dient te voldoen.
Je bent in het bezit van een afgeronde relevante opleiding op tenminste MBO plus niveau;
Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent van een directeur;
Je beheerst de Engelse taal, gezien het internationale karakter van de functie is dit een vereist;
Je hebt recente ervaring met de werkwijze van een gemeentelijke organisatie, het lokale bestuur en/of in een andere politiek georiënteerde omgeving;
Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunt deze je snel eigen maken (zoals Office, Ibabs, Zaaksysteem, Digiplaza).
Periode: 2 januari t/m 14 februari 2022
Belasting: 32-36 uur per week gemiddeld
Reageren is niet meer mogelijk