Projectmanager Uitrol ESM (Topdesk)

Functie omschrijving
Aanleiding

In januari 2025 is de aanpak Dienstverlening vastgesteld voor de komende jaren. Daarin is de ambitie uitgesproken om externe en interne dienstverlening van de provincie Utrecht te verbeteren. Deze uitvraag gaat over de interne dienstverlening. De wens is om binnen de keten dienstverlening van het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie (BIO) de gebruikerstevredenheid te verhogen. Onderdeel daarvan is het principe van ‘1-loket’, de ingang voor alle dientverleningsgerichte vragen.

Om dit proces te ondersteunen is een Enterprise Service Management-tool (ESM) geselecteerd middels een aanbesteding. De gecontracteerde tool is Topdesk. Deze zal in 3 fases worden uitgerold, waarbij elke fase specifieke kenmerken heeft, en dat terwijl de winkel open blijft.

Globaal:

Fase1: Initiële uitrol van de tool, incl. generieke processen voor fase 2 en 3, uitfasering Assyst.

Fase 2: Uitrol binnen Facilitair, uitfasering Planon.

Fase 3: Implementatie van de tool voor de overige dienstverlenende processen binnen BIO op basis van de generieke processen uit fase 1. Te denken valt aan Financien, Personeelszaken, Inkoop.

De opdrachtgever(s)
Organisatie

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Functie eisen

• Aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding;

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met projectmanagement methodieken Prince-2/IPMA en Agile/Scrum aangevuld met aantoonbare kennis en/of certificering ITIL (v3 of v4);

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als ICT-projectmanager binnen de (semi-)overheid;

Wensen

• Aantoonbaar afgeronde Informatietechnologie of Bedrijfskundige opleiding op minimaal hbo bachelor niveau; (10 punten)

• Minimaal 3 aantoonbare implementaties van ESM afgerond, incl. werkervaring in het implementeren van nieuwe processen en werkwijzen als gevolg van een nieuw systeem en het begeleiden van de verandering en adoptie door eindgebruikers (geef per implementatie een duidelijke omschrijving in het CV); (20 punten)

• Minimaal 2 aantoonbare succesvolle implementaties van Topdesk afgerond (geef per implementatie een duidelijke omschrijving in het CV); (30 punten)

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in compliance-eisen, kennis van AVG en informatiebeveiliging; (10 punten)

• Aantoonbare werkervaring, hoe niet-IT diensten (zoals HR, Facilities en Finance) via ESM beheerd kunnen worden; (10 punten)

• Aantoonbare werkervaring met selfserviceportalen, service catalogi en integraties met andere systemen. (20 punten)

Competenties

• Organisatiebewust: de aangeboden kandidaat is in staat om op verschillende niveaus gesprekspartner te zijn in de organisatie. Hierbij heeft hij de organisatiedoelen helder voor ogen en weet deze te verbinden aan de programmaopdracht. Zo creëert de kandidaat dragvlak voor de verandering.

• Besluitvaardig: de aangeboden kandidaat is in staat om op basis van de vastgestelde uitgangspunten in het programma weloverwogen koers uit te zetten en besluiten te nemen dan wel gemotiveerd voor te leggen aan het daartoe bevoegde management.

• Communicatief: de aangeboden kandidaat is sterk in zijn eigen communicatie maar is ook actief luisterend naar alle stakeholders. Zo worden kansen geïdentificeerd, zorgen of belemmeringen geadresseerd en risico’s helder geïnventariseerd.

Extra info

• Duur: 6 maanden

• Opties verlenging: 2 maal 3 maanden

• Uren per week: 16-24 uur

• Start: Z.s.m.

• Opleidingsniveau: HBO

• Regio: Utrecht

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Is hybride werken mogelijk: ja, maar minimaal 1 dag per week aanwezig op kantoor.

Planning

De teams gesprekken met de opdrachtgever zijn gepland op maandag 12 mei 2025 tussen 13.30 – 16.00uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 9 mei 2025 bericht.