Senior projectleider IV (bedrijfskunde/information)

Functie omschrijving

Achtergrond

Het cluster Sociaal van de gemeente Amsterdam is verantwoordelijk voor de uitvoering van taken in het sociaal domein. In de directie Subsidie-, Inkoop- en Juridisch Bureau Sociaal (SIS) zijn de activiteiten subsidies, inkoop- en contractmanagement, bezwaar en beroep, social return en klachten te onderscheiden. Team Subsidies (Subsidiebureau) is verantwoordelijk voor het subsidieproces in Amsterdam en heeft daarin een administratieve, coördinerende en faciliterende rol (doorontwikkeling richting expertise, advisering en kaderstelling omtrent subsidiebeleid). In 2015 is een gemeentelijk informatiesysteem geïmplementeerd waarin subsidies via een geüniformeerde procesondersteuning digitaal worden afgehandeld. De overeenkomst met de softwareleverancier voor dat systeem loopt af. In verband met de afloop van de bestaande overeenkomst gaat Informatievoorziening Sociaal voor de Directie SIS een nieuwe IV oplossing aanbesteden.

De gemeente Amsterdam heeft de ambitie om het stedelijk subsidieproces te vernieuwen en verder te professionaliseren door optimalisatie en vereenvoudiging van het bedrijfsproces en de subsidieproducten (efficiëntie), verbetering van de (online) dienstverlening en informatiefunctie, vermindering van de bureaucratische last en een sterkere regievoering vanuit heldere sturingsprincipes.

Om deze doelstellingen te kunnen realiseren heeft de directie SIS een verbeterprogramma doorlopen, waarbij tevens een marktconsulatie is uitgevoerd. Op basis van de marktverkenning en ingeschatte kosten is het uitganspunt om in de aanbesteding te kiezen voor een standaard softwareoplossing. Het gaat om de rechtmatige en doelmatige verstrekking van ruim 600 miljoen aan subsidies gemeentebreed. Gezien het bedrijfskritische proces kiezen we voor bewezen en dus betrouwbare oplossingen uit de markt. De IV-oplossing zal in eerste instantie het huidige systeem moeten vervangen, maar ook de nieuwe bedrijfsambities moeten kunnen ondersteunen. De aan te besteden standaardoplossing zal daarom een onderdeel van de totale IV-oplossing zijn, waarbij zal worden gekozen voor een open systeem wat koppelbaar is met andere applicaties en functionaliteiten. De oplossing maakt daarbij zoveel mogelijk gebruik van standaardcomponenten die door de gemeente worden geboden. Momenteel is het gemeentelijke IV-landschap, inclusief het aanbod van deze standaardcomponenten, nog volop in ontwikkeling.

Als vervolg op het doorlopen programma is de afdeling Informatievoorziening Cluster Sociaal, in samenwerking met de directie SIS, een project gestart dat zich richt op een nadere (markt)verkenning en het afronden van de definitiefase teneinde een aanbesteding te kunnen starten van een nieuwe stedelijke subsidieoplossing. Hierbij wordt gebruikgemaakt van de producten en resultaten van het eerder doorlopen programma.

Opdracht

Om onze doelstellingen waar te kunnen maken wordt om de inzet van een senior IV projectmanager gevraagd. De inzet richt zich op de uitvoering van de verkenning- en definitiefasen en het doorlopen van de aanbesteding, realisatie- en implementatiefasen tot aan opleveren en in beheername van de oplossing.

Het betreft de projectverantwoordelijkheid van een aanbesteding voor een IV oplossing voor de gehele stedelijke subsidieketen (bedrijfskritisch). Dit vraagt om een senior IV projectleider met ervaring op aanbestedingstrajecten van soortgelijke omvang en impact op bedrijfsprocessen. Belangrijk is dat de senior projectmanager voldoende ervaring heeft op het gebied van stakeholdermanagement. De subsidieketen omvat 21 subsidieverstrekkende beleidsafdelingen van directies en stadsdelen vanuit zowel het Sociaal als het Fysiek Domein. De uitdaging is om een gedragen IV oplossing te realiseren.

Voor de impact op de business (o.a. standaardiseren en matching subsidieprocessen en producten op standaardoplossing) en nadere definitie van specificaties op de (functionele) eisen, zullen materiedeskundigen vanuit de business moeten worden aangehaakt. Dit in samenwerking met directie SIS als familie-eigenaar en proceseigenaar van Subsidies. Gezien het uitgangspunt van vereenvoudiging en standaardisatie van subsidieprocessen en producten is dit niet alleen een IV-traject, maar juist ook een organisatieveranderingstraject bij de diverse beleidsafdelingen.

De projectmanager draagt zorgt voor het creëren van draagvlak en commitment bij de stakeholders, niet in de laatste plaats om eventueel noodzakelijke veranderingen door te voeren in het bedrijfsproces. Daarnaast is het van belang om te sturen op scope en prioritering. Hoewel de opdracht gericht is op het uitvoeren van een aanbesteding ter vervangen van het huidige subsidiesysteem (bedrijfscontinuïteit), is het belangrijk dat de scope van de aanbesteding de deuren openhoudt voor lopende en toekomstige ontwikkelingen. Het is belangrijk dat er gestuurd wordt op het (tijdig) vaststellen van de nieuwe bedrijfsambities en op de impact op realisatie van de IV oplossing en de bedrijfsvoering. De stakeholders (vanuit de directies en stadsdelen) zullen betrokken worden in de besluitvorming (stuurgroep).

Fase 1 verkenning en definitiefase

• De verkenning is gericht op leveranciers van standaard software-oplossingen. Er wordt een impactanalyse gemaakt op vervanging van het huidige systeem en benodigde functionaliteiten om het subsidieproces te kunnen ondersteunen. Hierbij kan een marktconsultatie wordt ingezet als vervolg op de eerder doorlopen marktconsultatie.

• In de definitiefase wordt hergebruik gemaakt van opgeleverde producten van het eerder doorlopen programma. De definitiefase leidt tot een vastgestelde doelarchitectuur en projectstart architectuur (PSA), de 'functionele' en 'technische' specificaties van de IV-oplossing, een Plan van aanpak en

een investeringsvoorstel / businesscase inclusief beheerconsequenties. Daarnaast zal in samenwerking met de directie SIS (en mede op basis van de impactanalyse) de vernieuwing (optimalisatie en vereenvoudiging) in de bedrijfsprocessen en subsidieproducten moeten worden vastgesteld.

Fase 2 Uitvoeren Aanbesteding stedelijke subsidieoplossing

• O.a. in samenwerking met Leadbuyer ICT zal het aanbestedingstraject worden doorlopen. Hierbij kan de strategie gericht zijn op een aanbesteding met dialoogfase of een meer klassieke aanbesteding gericht op standaardsoftware (zonder dialoog fase).

Fase 3 Realisatie en implementatie van de stedelijke subsidieoplossing

• Deze fase omvat de volledige oplevering van de stedelijke subsidieoplossing inclusief (gefaseerde) ingebruikname en in beheername. Hieronder zal ook het uitvoeren van de migratie vallen.

De opdrachtgever(s)
Het cluster Sociaal is verantwoordelijk voor de uitvoering van taken in het sociaal domein. In de Directie Subsidie-, Inkoop- en Juridisch Bureau Sociaal zijn de activiteiten inkoop- en contractmanagement, subsidies, bezwaar en beroep, social return en klachten te onderscheiden. Team Subsidies (Subsidiebureau) is verantwoordelijk voor het subsidieproces in Amsterdam en heeft daarin een administratieve, coördinerende en faciliterende rol.

Informatievoorziening (IV) is één van de ondersteunende afdelingen van Cluster Sociaal. De afdeling ontwikkelt en beheert de informatievoorziening binnen het sociale domein.

Functie eisen

• (minimaal) HBO / WO werk- en denkniveau. Dit werk- en denkniveau is opgedaan door relevante werkervaring en/of diploma.

• in het bezit van een erkende HBO/WO diploma, bij voorkeur op het gebied van Bedrijfskunde, Information Management en/of Bestuurskunde.

• Prince2 gecertificeerd.

• in de afgelopen 10 jaar minimaal 5 jaar werkervaring als senior projectmanager op grotere IV projecten / applicatievervangingstrajecten (Europese informatievoorziening aanbestedingsprojecten).

Wensen

• aantoonbare kennis van en ervaring met het aansturen van agile werken / scrum binnen complexere ontwikkeltrajecten.

• de laatste 10 jaar minimaal 2 jaar relevante werkervaring opgedaan binnen een grotere gemeente (> 100.000 inwoners) óf een qua omvang en complexiteit vergelijkbare organisatie. Kennis van en ervaring met complexe gemeentelijke processen, zoals bijvoorbeeld subsidieverstrekking, is een pré.

• als senior projectmanager in staat om niet alleen op proces en op basis van procedures te sturen, maar ook op inhoudelijk niveau bijdrage te kunnen leveren en op strategisch niveau te kunnen adviseren.

Extra info
Startdatum: 1-10-2019

Einddatum: 1-10-2020

Werklocatie: Jodenbreestraat 25, Amsterdam

Aantal fte: 1

Aantal uren per week: 36

Optie tot verlenging: ja, 12 maanden