HR-Procesadviseur/-beschrijver

Functie omschrijving
De organisatie van de sector Bedrijfsvoering van VGGM wordt op dit moment verder geprofessionaliseerd en gemoderniseerd. Het verder ‘op orde krijgen van’ onze HRM-processen is een van de doelen voor het komende jaar.

Met het vastleggen van HRM-werkprocessen willen we:

• beter inzicht krijgen in onze werkwijzen en bepalen waar we die kunnen verbeteren (o.a. meer efficiency, zorg voor kwaliteit en klanttevredenheid)

• betrokken medewerkers bewust(er) maken van hun eigen rol, handelen en bijdrage aan resultaten

• kunnen reageren op veranderingen in regelgeving en deze borgen in de uitvoering

• de functionaliteit binnen ons HR-systeem (van leverancier Visma Raet) verder inrichten/ontwerpen en uitbreiden

• nieuwe medewerkers sneller en beter kunnen inwerken.

We zoeken een ervaren procesadviseur/-beschrijver die het leuk vind hierin flinke stappen te maken!

Het beschrijven van de processen is geen doel op zich. We willen voorkomen dat deze ‘in de la belanden’. Voor deze opdracht vinden we het belangrijk dat de vastgelegde processen leiden tot zichtbare verbeteringen. Kerngebruikers dienen zelf betrokken te zijn bij het vastleggen van de processen. De beschrijvingen dienen verder praktisch en laagdrempelig genoeg te zijn om daadwerkelijk te gebruiken én te onderhouden.

Dit is een tijdelijk project. Opdrachtgever is de teammanager HRM. Omdat wij het komende jaar grote stappen willen maken in onze administratieve organisatie zoeken we, naast onze vaste HR-specialist Data & Processen, tijdelijke uitbreiding van onze capaciteit. Met deze specialist zul je nauw samenwerken. Uiteraard zul je veel contact hebben met de collega’s van onze HRM-frontoffice, HR-applicatiebeheerders (voor de vertaalslag naar onze systemen), salarisadministratie en overige stakeholders in de processen (zoals het lijnmanagement of de senior adviseur kwaliteitszorg).

Welke en de hoeveelheid vast te leggen processen worden in overleg met teammanager HRM en de specialist Data en Processen vastgesteld. Voor een aantal processen bestaan er al (globale) vastleggingen zoals voor het proces indiensttreding, uitstroom, verzuim, werving & selectie, mutaties en briefafhandeling. Deze willen we opnieuw onder de loep nemen en waar nodig bijstellen/verbeteren. Voorbeelden (maar niet beperkt tot) van nieuw vast te leggen processen zijn: formatieplanning en -beheer, wijziging functie en beheren personeelsdossiers.

De opdrachtgever(s)
Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, GHOR en Veilig Thuis in de regio Gelderland Midden en staan 24/7 klaar voor onze ruim 660.000 inwoners uit de 15 gemeenten

Functie eisen

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding met vakkennis op het gebied van HRM, bedrijfskunde of procesmanagement.

• Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.

• Je hebt de afgelopen periode (2015-heden), aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring opgedaan met het opstellen, inrichten en verbeteren van werkprocessen.

• Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in de toelichting de ervaring waaruit blijkt dat je aan de eis voldoet. Beschrijf het soort project, het behaalde resultaat, de looptijd van het project en de gemiddelde tijdsbesteding per week.

• Je dient in het bezit te zijn VOG, profiel 45. Wanneer je in aanmerking komt voor de opdracht dan dien je een kopie van de VOG te overleggen.

• Je beschikt aantoonbaar over recente ervaring met procesadvisering en -beschrijving. Aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Geef concreet aan:

• welke processen

• wat is gedaan

• volgens welke aanpak/methode

• tot welke verbeteringen dit heeft geleidt.

• Je hebt kennis van en ervaring met het HR-systeem van Visma Raet (Youforce/HR Core (Beaufort) Online), aan te tonen met praktijkvoorbeelden en toelichting op wat is gedaan en welke uitdagingen zijn opgelost.

• Je hebt kennis van de methodiek Lean Six Sigma, toon aan welk vaardigheidsniveau je hebt.

• Je hebt een heldere motivatie om deze opdracht uit te voeren. Wij vinden het belangrijk om te horen waarom deze opdracht jou aanspreekt en wat jij hieraan kan bijdragen. Wat zijn jouw belangrijke eigenschappen die deze opdracht tot een succes kunnen maken?

Competenties

• Organisatiesensitiviteit: goed begrip van behoeften en effecten van activiteiten in andere organisatieonderdelen

• Samenwerken: samen met anderen tot oplossingen komen, discussies en gesprek kunnen begeleiden en mensen in contact brengen met elkaar

• Analytisch vermogen: problemen kunnen signaleren en analyseren, doorvragen, opsporen van relevante informatie

• Initiatief: kansen signaleren en daar pro-actief naar handelen

• Overtuigingskracht: in staat om draagvlak te creëren en mensen mee te krijgen

• Organiseren: plannen van activiteiten en gestructureerd kunnen werken

Extra info

• Startdatum 17-01-2022

• Einddatum 01-07-2022

• Optie tot verlenging 3x maximaal 6 maanden

• Uren per week Tussen de 16 en 24 uur per week.