Senior PMO

Functie omschrijving
Als project management ondersteuner ben je de rechterhand van een of meer projectmanagers/productowners. Je werkt zelfstandig en pro-actief bij het uitvoeren van taken op terreinen als projectreviews, document control, projectadministratie, voortgangsbewaking van beheeraspecten, communicatie en signalering van (mogelijke) obstakels en vraagstukken.

Jouw werkzaamheden bestaan grotendeels uit:

• Projectreviews voorbereiden, faciliteren en verslaglegging

• Projectmeetings voorzitten indien nodig.

• Proces bewaking: borgen dat alle deliverables worden opgeleverd. Project hygiëne is op orde.

• Plannen, organiseren en faciliteren van projectbijeenkomsten en voorlichtingsbijeenkomsten

• Verslaglegging van sessies/meetings.

• Zelfstandig opstellen van agenda en verslagen voor projectteam en stuurgroep (actie en besluiten lijst).

• Het inrichten en vastleggen van projectdocumentatie in Sharepoint.

• Tevens kunnen onderstaande PMO werkzaamheden tot de werkzaamheden behoren:

• BAAN (ERP) werkzaamheden zoals projectinrichting, inkooporders maken en verwerken

• Controle op de standaard projectprocessen (issue, change en risico) en bewaken deadlines

• Pro-actief opstellen en bewaken actie/issue/risico lijsten en ophalen status in ontwikkelteams.

• Het mede opstellen van (voortgangs)rapportages en andere documenten (o.a. Risicoregister). Uitzetten en ophalen van informatie bij projectmanagers en stakeholders binnen en buiten de projectorganisatie.

• Dechargeren van projecten.

• Ondersteunen/opzetten van projectplanningen en resource planningen.

• Het zelfstandig uitvoeren van deeltaken binnen project/programma in overleg met de projectmanager.

• Inrichten en het beheer van een teamsite.

De opdrachtgever(s)
Veel van onze technische professionals werken in Haarlem en Utrecht, maar o.a. ook in Amsterdam, Den Haag, Maastricht en Groningen wordt er aan onze treinen gewerkt. Onze treinen zijn namelijk overal, dus onze technici ook. Samen werken ze aan treinmodernisering, onderhoud, schadeherstel en aan de veiligheid van treinen. Maar ook in grote en kleine projecten liggen er veel technische uitdagingen waaraan gewerkt moet worden om Nederland in beweging te houden. Niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst.

NS Treinmodernisering (NSTM) heeft als belangrijkste doel, met de onderhoud- en servicebedrijven, het technisch in topconditie houden van het rijdend materieel. Onder NS Treinmodernisering valt het modernisering bedrijf in Haarlem en het Componentenbedrijf in Berkel-Enschot, totaal 1250 FTE. Creativiteit en innovatief vermogen worden gestimuleerd. Innovatie betekent voor NS Treinmodernisering ook investeren in hightech werkplaatsen en de meest moderne o outillage. NS Treinmodernisering werkt daarbij samen met treinfabrikanten, toeleveranciers en kennisinstituten. De ambitie van NS Treinmodernisering is om uit te groeien tot Europa ’s modernste onderhoudsbedrijf in rollend materieel.

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Programma Management. Deze bestaat uit circa 25 gedreven, ervaren collega´s. We hebben op de afdeling programma managers, (senior) projectleiders, projectondersteuners, projectplanners en cost engineers. Dit zijn collega’s die gedreven en resultaat gericht zijn en samenwerken met afdelingen zoals engineering en productie. Binnen de afdeling PM komen we 1x per 4 weken bij elkaar voor een taakgericht werkoverleg. Daarnaast hebben we ook 1x per twee weken een PMO overleg waar de actuele ontwikkelingen worden besproken en waarin we elkaar kunnen ondersteunen. Tevens is aantal keer per jaar een overleg met de PMO collega’s van NS Techniek (hele PMO community)

Functie eisen

• Je hebt hbo werk- en denkniveau

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als PMO in een multidisciplinaire omgeving

• In het bezit van Prince2 Foundation, Prince2 Practitioner is een pré

• Aantoonbare kennis van MS Office Word, Excel en Powerpoint

• Aantoonbare kennis van Sharepoint

• Affiniteit met en/of kennis van PMO kennisvelden planning, risico, kwaliteits- en stakeholdermanagement

• Ervaring met inrichting en borging van tooling en processen in projecten op basis van de binnen de afdeling geldende standaarden

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Extra info
Locatie: Haarlem

Startdatum: 1-2-2023

Einddatum: 31-1-2024

Optie op verlenging: Ja

Uren per week: 36 uur per week