Projectmanager Digitalisering Documentaire informatievoorziening

Functie omschrijving
De Provincie Limburg wil de kwaliteit en efficiency van de dossiervormig en haar documentaire informatievoorziening verbeteren. Hiertoe is een toekomstperspectief en een hierop afgestemd plan van aanpak opgesteld en opgestart. Het project is er op gericht om de dossiers en archieven volledig en digitaal te hebben. Om dit te realiseren is niet alleen een nieuwe moderne ondersteunende informatievoorziening ingericht, maar is vooral geïnvesteerd in verantwoordelijkheden, houding en gedrag van medewerkers. Tevens zijn kaders rondom dossier- en archiefvorming aangescherpt en vastgesteld. Uitgangspunt is dat de documentaire informatievoorziening geïntegreerd wordt in de processen. Het overall plan van aanpak, dat in 2014 is opgesteld en op meerdere jaren betrekking heeft bevat een plateauplanning, bestaande uit 3 plateaus:

• Plateau 1: werkdossiers op orde

• De organisatie werkt met dossierproceseigenaren

• Voor elk proces is er een dossier- en archiefplan

• De lopende werkdossiers zijn op orde

• Plateau 2: Vernieuwd digitaal dossierproces

• Er is een nieuw systeem voor documentaire informatievoorziening

• Starten met post- en GS-besluitvormingsproces en aansluiting op PS

• Digitale werkdossiers zijn leidend, nieuwe archieven alleen nog digitaal

• Alle processen werken met werkdossiers in nieuw systeem

• Plateau 3: Flexibele en efficiënte werkprocessen

Stand van zaken

Inmiddels is het project beland in plateau 2 en wordt de werkwijze geïmplementeerd in de organisatie. De implementatie vindt gefaseerd plaats en is op het einde van het jaar afgerond. Ter voorbereiding van de implementatie zijn in ene eerder stadium:

• een procesarchitectuur opgesteld,

• voor elk proces een dossierplan opgesteld,

• zijn rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd, en

• is een nieuwe werkwijze ingericht.

Het management en een deel van de organisatie is in het kader van het veranderproces meegenomen in deze nieuwe werkwijze. Als onderdeel van plateau 2 heeft eind 2016/begin 2017 een aanbesteding plaatsgevonden van de aanschaf en inrichting van een nieuw systeem. Gekozen is voor een op sharepoint gebaseerde oplossing. Tot de start van de implementatie in mei van dit jaar heeft de inrichting van sharepoint in samenwerking met de leverancier plaatsgevonden. Dit is hand in hand gegaan met een (praktijk) pilot waarbij aan de hand van de ervaringen van de eindgebruikers werkwijze en inrichting continu zijn geëvalueerd en verbeterd. De optimalisatieslag van de applicatie, de verdere integratie met de vakapplicaties (plateau 3) en de verdere inrichting van de beheerorganisatie gaat ook nog door gedurende de implementatiefase die momenteel loopt. Dit betekent dat vanuit het project er nog steeds nauwe afstemming is met de leverancier(s) en dat er aanvullende sprints plaatsvinden voor de verdere optimalisatie van de functionaliteit.

Functie eisen

• Academisch denk- en werkniveau;

• Uitgebreide aantoonbare ervaring in het doorvoeren van grootschalige organisatie verandertrajecten in grotere (overheids)organisaties (>= 500 medewerkers), in relatie tot digitalisering van de documentaire informatie voorziening. In dit verband:

• straal je op effectieve wijze gezag en overwicht uit en weet je op basis daarvan anderen voor standpunten of ideeën te winnen;

• realiseer je betrokkenheid en draagvlak voor plannen, ideeën en besluiten;

• word je binnen de organisatie gerespecteerd voor je bijdrage en expertise;

• heb je binnen de organisatie invloed op basis van je persoonlijkheid en/of professionaliteit;

• weet je bij weerstand in de organisatie op een adequate manier te reageren en daar de juiste medewerkers bij te betrekken;

• weet je hoe je samen met medewerkers samenwerking en samenhang organiseert, waarbij je hun meeneemt in de voor het project noodzakelijke cultuurverandering;  ben je een bruggenbouwer tussen gebruikers, de medewerkers van het cluster Organisatie & Informatie en de leverancier;

• durf je grensverleggend te interveniëren in gedrag, procedures of processen omdat iets wezenlijk belangrijk is, óók als dat in de bestaande orde onmogelijk lijkt en bewandel je hierbij in de organisatie de juiste wegen;

• Uitgebreide ervaring met het leiden van grote projecten (in relatie tot digitalisering van de documentaire informatievoorziening op basis van sharepoint (of vergelijkbaar), het integraal realiseren van projectresultaten, de aansturing van deelprojectleiders en de rapportage over (de voortgang van) het project aan de stuurgroep, directie en bestuur. Als projectleider:

• beweeg je je gemakkelijk op alle niveaus in de organisatie en schakel je zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau;

• heb je een goede antenne voor wat speelt in de organisatie en kunt daarop goed anticiperen, dit rekening houdende met (politieke) relevanties;

• kun je op een vernieuwende wijze verbinding maken tussen belangen van de verschillende stakeholders in de organisatie;

• ben je samenwerkings- en procesgericht, proactief, resultaatgericht en dynamisch;

• heb je ruime ervaring met het plannen en organiseren, en het maken van strategische projectplanningen;

• Uitgebreide en relevante ervaring op het gebied van:

• de inrichting van de documentaire informatievoorziening; zowel vanuit het perspectief van de organisatorische inbedding, als vanuit de integratie in de processen van de organisatie, als vanuit kaderstelling;

• de implementatie en inrichting van sharepoint systemen (of gelijkaardig), dit met name in grotere (overheids)organisaties (> 500 medewerkers);

• Ervaring met het uitvoeren van projecten onder toepassing van (informatie)architectuurprincipes, bij voorkeur binnen het domein van de documentaire informatievoorziening;

Competenties

• Klantgerichtheid, omgevingsbewustzijn, bestuurlijke sensitiviteit

• Analytisch denkvermogen, resultaatgerichtheid

• Project- en procesmanagement vaardigheden

• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden

• Samenwerker

• Flexibele en zelfstandige houding ten aanzien van inzit.

Extra info

• Aamvang: 1-9-2019

• Duur: 7 maanden

• Aantal uur: 24 uur