Projectassistent

Functie omschrijving
Een projectassistent heeft 3 belangrijke rollen;

• administratief

• secretarieel

• beleidsmatig

Projectondersteuning:

• De projectassistent ondersteunt de projectleider bij de dagelijkse werkzaamheden van het project. De projectassistent werkt zelfstandig en is pro-actief in de hieronder genoemde werkzaamheden.

• De projectassistent is in staat de werkzaamheden zelfstandig te plannen, organiseren en bewaken.

Projectcommunicatie:

• Maakt in overleg met PM afspraken en beheert de agenda van de PM

• Beantwoordt vragen tijdig, zoals raadsvragen

• Weet wie binnen de organisatie waarvoor verantwoordelijk is

• Maakt verslagen van de overleggen en zorgt voor de Aviertjes (qua optijd aanleveren)

• Maakt begeleidend schrijven en korte notities, adviesnota’s en brieven in overleg met PM

• Zorg in overleg met de PM voor externe communicatie

• Organiseert workshops, bijeenkomsten etc.

Projectplanner:

• Helpt de PM met het opstellen en proactief bewaken van de in- of extern te leveren producten en activiteiten

• Stelt op basis van het projectplan de planning op

• Bewaakt de planning pro-actief

• Stelt in overleg met de PM een schema op wie welke wijzigingen in de planning kan aanbrengen

• De PM of projectgroeplid voert de planningsactiviteiten uit

Projectoverleg:

• Nodigt (in overleg met PM) voor elk overleg de juiste personen uit

• Bespreekt een locatie voor het overleg

• Draagt zorg voor de benodigde faciliteiten

• Verstuurt de stukken aan alle deelnemers

• Stelt samen met de PM een agenda op

• Verdeelt het verslag tijdig onder de betrokkenen

• Spreekt deelnemers aan op het nakomen van afspraken en signaleert afwijkingen

• Bewaken en signaleren van de voortgang van de planningen

Projectbeheer = dossierbeheer:

• Spin in het web van informatiestromen

• Bewaakt de archivering en dossiervorming, zowel digitaal als hardcopy

• Is in staat alle verzoeken om projectinformatie efficiënt af te handelen

• Zet archief op en beheert dit archief doelmatig

Projectfinanciën:

• Draagt zorg voor de financiële administratie

• Beheert de facturering

• Stelt de conceptopdrachten op in overleg met de PM

Functie eisen

• minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau

• minimaal 5 jaar werkervaring als project assistent, projectsecretaresse of een soortgelijke secretariële, ondersteunende functie, in de afgelopen 8 jaar

• werkervaring als project assistent, projectsecretaresse of een soortgelijke secretariële, ondersteunende functie bij een gemeente

Competenties

• Een goede teamplayer die ook in staat is zelfstandig te werken

• Flexibel

• Accuraat - Stressbestendig

• Heeft kennis van zaken

• Zeer goede beheersing van het Microsoft Pakket

Extra info

• Startdatum 23-8-2021

• Einddatum 28-2-2022

• Optie tot verlenging mogelijke verlenging tot max. 2 jaar in totaal

• Aantal uur per week 32,00

• Aantal posities 1