Kwartiermaker Contactcentrum Meerinzicht

Over de organisatie

In 2018 zullen alle bedrijfsvoeringstaakvelden en de taakvelden die vallen binnen het Sociaal Domein (denk aan WMO en Sociale dienst) zijn ondergebracht bij Meerinzicht. Meerinzicht is een dynamische organisatie met een hoog ambitieniveau en werkt continu aan verbetering van de bedrijfsvoering. De organisatie is nog volop in ontwikkeling en biedt tal van uitdagingen aan de medewerkers om hieraan een bijdrage te leveren. Kernwoorden hierbij zijn voortdurende professionalisering van de medewerkers en het takenpakket, verantwoordelijkheden laag in de organisatie, samenwerken, ondernemerschap, trots en nabijheid. Meerinzicht zal zich de komende jaren ontwikkelen tot een betrouwbare en solide bedrijfsvoeringsorganisatie, waar onze klanten niet omheen kunnen. We bereiken dat met betrokken en gepassioneerde professionals!

Wat je gaat doen

Doel van de opdracht

De kwartiermaker is verantwoordelijk voor de zorgvuldige voorbereiding, coördinatie en invoering van het toekomstige Contactcentrum richting de beoogde operationele start in het derde kwartaal van 2027. De kwartiermaker voert regie op de verschillende onderdelen die nodig zijn om de nieuwe organisatie daadwerkelijk van start te laten gaan en zorgt voor samenhang tussen de verschillende voorbereidingsactiviteiten.

Start- en looptijd

De kwartiermaker wordt aangesteld met ingang van 1 januari 2027 voor gemiddeld 18 uur per week. De inzet kan, afhankelijk van de voortgang en de omstandigheden, tijdelijk worden aangepast wanneer dit voor een goede uitvoering van de opdracht nodig is. De opdracht eindigt wanneer de overdracht naar de nieuwe leidinggevende van het Contactcentrum is gerealiseerd en de opdrachtgever de kwartiermaker decharge heeft verleend. De verwachting is dat dit in het derde kwartaal van 2027 het geval zal zijn.

De rol omvat onder meer

• Regie op de bestuurlijke besluitvorming en het adviestraject met de BOR;

• Voorbereiding en coördinatie van de organisatorische inrichting van het Contactcentrum;

• Coördinatie van de personele overgang en de verdere uitwerking van formatie en functies;

• Voorbereiding van huisvesting en de gezamenlijke werkomgeving;

• Afstemming over systemen, werkprocessen, werkinstructies en de benodigde werkafspraken;

• Coördinatie van communicatie richting medewerkers en betrokken organisaties;

• Bewaken van samenhang, voortgang, risico’s en afhankelijkheden;

• Zorgdragen voor een goede voorbereiding op de operationele start;

• Begeleiden van de overgang van de implementatiefase naar de reguliere aansturing door de nieuwe leidinggevende.

Positionering

De kwartiermaker wordt tijdelijk aangewezen vanuit de gemeente Harderwijk. Na besluitvorming wordt de opdracht overgedragen aan de directeur Bedrijfsvoering van Meerinzicht. De 3 teamleiders blijven verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de huidige teams en de begeleiding van medewerkers tijdens de overgang. De kwartiermaker richt zich op de voorbereiding, coördinatie en invoering van de nieuwe gezamenlijke organisatie. De kwartiermaker werkt vanuit een duidelijke regie- en coördinatierol. De rol is gericht op het verbinden van mensen, inhoud en organisatie, het organiseren van besluitvorming en het tijdig signaleren en oplossen van knelpunten. De kwartiermaker neemt daarbij niet de verantwoordelijkheden over van de lijn of van de toekomstige leidinggevende.

Samenwerking

De kwartiermaker werkt nauw samen met

• De drie huidige teamleiders;

• De betrokken project- en werkgroepen;

• Afdelingen Meerinzicht Bedrijfsvoering;

• De betrokken EHZM-organisaties en andere relevante partijen;

• De toekomstige leidinggevende van het Contactcentrum.

Een belangrijk uitgangspunt is dat de rollen van kwartiermaker, toekomstige leidinggevende en huidige teamleiders duidelijk van elkaar gescheiden blijven. De kwartiermaker zorgt voor een goede overdracht naar de nieuwe leidinggevende, zodat deze de verantwoordelijkheid voor het Contactcentrum zorgvuldig kan overnemen.

Comptetenties

• Verbindend

• Analytisch

• Politieke sensitiviteit

• De vaardigheid om complexe materie kort, bondig en 'to the point' op te schrijven, zonder belangrijke nuances te verliezen

• Organisatiesensitiviteit: Doorziet de formele en informele belangen en verhoudingen tussen de vier betrokken organisaties (Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht Bedrijfsvoering) en weet hier tactvol op in te spelen

• Leiden van veranderingen: Geeft richting aan het transitietraject, weet draagvlak te behouden bij medewerkers en leidinggevenden, en kan omgaan met weerstand bij het loslaten van oude lokale werkwijzen

• Plannen organiseren: Bewaakt strak de mijlpalen, afhankelijkheden en risico's om te zorgen dat organisatie, systemen, formatie en huisvesting tijdig gereed zijn voor de livegang in Q3 2027

Eisen

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding binnen (project) management, bedrijfskunde, bestuurskunde of organisatiekunde

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als kwartiermaker, project- of programmamanager bij complexe organisatieveranderingen of samenwerkingsverbanden in de publieke sector

• Minimaal 5 jaar werkervaring met bestuurlijke besluitvorming binnen gemeenten of gemeenschappelijke regelingen.

Wensen

Uit het curriculum vitae blijkt dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar beschikt over: Ervaring met KCC / Contactcentra bij overheden: Meerjarige ervaring met het inrichten, fuseren of professionaliseren van telefonisch en digitaal).

• Voldoet volledig: 3 jaar ervaring

• Voldoet deels: 1-3 jaar ervaring

• Voldoet niet:

Uit het curriculum vitae blijkt dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar beschikt over: Ervaring met de clustering van dienstverlening: Ervaring met het opzetten van een organisatiestructuur waarin direct klantcontact, beheer/kennismanagement en proces-/beleidsoptimalisatie nauw samenhangen.

• Voldoet volledig: 3 jaar ervaring

• Voldoet deels: 1-3 jaar ervaring

• Voldoet niet:

Uit het curriculum vitae blijkt dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar beschikt over: Harmonisatie van processen en systemen: Aantoonbare ervaring met het harmoniseren van werkprocessen, zaaksystemen, telefonieplatformen en/of kennisbanken over meerdere organisaties heen.

• Voldoet volledig: 3 jaar ervaring

• Voldoet deels: 1-3 jaar ervaring

• Voldoet niet:

Uit het curriculum vitae blijkt dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar beschikt over: Zorgvuldige overdracht en scheiding van rollen: Ervaring met het zuiver positioneren van de kwartiermakersrol (regie en proces) ten opzichte van zittende teamleiders en het zorgvuldig borgen van de overdracht naar een nieuwe, vaste leidinggevende.

• Voldoet volledig: 3 jaar ervaring

• Voldoet deels: 1-3 jaar ervaring

• Voldoet niet: