Medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Werken aan vrede en veiligheid bij Defensie
Wanneer je kiest voor een baan bij het Ministerie van Defensie, kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt direct bij aan een veilig Nederland, zowel in binnen- als buitenland. Binnen de organisatie werk je samen met gedreven collega's in een dynamische omgeving waar teamverband hoog in het vaandel staat.
Als medewerker Dynamisch Informatiebeheer ben je een onmisbare schakel in de informatievoorziening en ondersteun je de bedrijfsvoering optimaal. Je komt te werken in een enthousiast team waar ruimte is voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Dankzij uitstekende studiefaciliteiten en een informele werksfeer sta je hier nooit stil.
Arbeidsvoorwaarden
Bij Defensie profiteer je van uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo bouw je maandelijks een Individueel Keuzebudget (IKB) op van 16,33% bovenop je salaris, dat je kunt inzetten voor extra verlof of fiscale doeleinden. Daarnaast biedt de organisatie flexibele werktijden, de mogelijkheid om (deels) thuis te werken inclusief een vergoeding voor de inrichting van je thuiswerkplek, en uitstekende verlofregelingen zoals betaald ouderschapsverlof.
Solliciteren
Ben jij klaar voor deze maatschappelijk relevante uitdaging en wil je bijdragen aan een professionele Defensieorganisatie? Solliciteer direct via de knop hieronder!
Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Je ondersteunt en informeert medewerkers en afdelingen van CZSK bij het dagelijks gebruik van DefDoc.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor gebruikers met praktische vragen over documentmanagement en informatiebeheer.
• Je geeft uitleg over het correct registreren, opslaan, terugvinden en beheren van documenten.
• Je helpt gebruikers bij het toepassen van de nieuwe werkwijzen en procedures binnen DefDoc.
• Je signaleert vragen en knelpunten en schakelt waar nodig met een medior of senior medewerker.
• Je registreert, verwerkt en beheert documenten en digitale dossiers volgens de geldende richtlijnen.
• Je controleert documenten en registraties op juistheid, volledigheid en correcte toepassing van metadata.
• Je zorgt ervoor dat informatie op de juiste manier wordt vastgelegd, toegankelijk en vindbaar blijft.
• Je ondersteunt bij het beheren, archiveren en beschikbaar stellen van documenten en informatie.
• Je signaleert fouten en afwijkingen en draagt bij aan het verbeteren van de kwaliteit van het informatiebeheer.
• Je draagt actief bij aan een goede ingebruikname en het dagelijks gebruik van DefDoc binnen CZSK.
• Je ondersteunt gebruikers bij praktische vragen en problemen met het systeem.
• Je signaleert terugkerende knelpunten en geeft deze door aan de verantwoordelijke collega's.
• Je denkt mee over het verbeteren van werkprocessen en de dienstverlening.
• Je houdt je kennis van DefDoc en de geldende procedures actueel.
• Je werkt nauw samen met junior, medior en senior medewerkers binnen het DIB Loket.
• Je deelt jouw kennis en ervaringen met collega's en ondersteunt junior medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden.
• Je stemt werkzaamheden af met collega's en andere DIB-loketten om een uniforme werkwijze te bevorderen.
• Je levert een actieve bijdrage aan een klantgerichte, betrouwbare en professionele dienstverlening binnen Dynamisch Informatiebeheer.

Vereisten

• MBO 4 niveau werk- en denkniveau
• SOD 1 en 2 of overeenkomstige/relevante DIOR opleidingen
• Kennis op het gebied van DI-procedures
• Vaardigheid in het maken van inhoudsomschrijvingen van documenten
• Vaardigheid in het maken van overzichten, zoals signaal- en rappellijsten, etc
• Inzicht in de beleidsorganisatie
• Kennis van de Engelse taal op middelbaar niveau
• Ervaring met procedures en terminologie op het gebied van documentaire informatie
• Ervaring in het gebruik van kantoorautomatiseringstoepassingen
• Ervaring met het verwerken van documenten in (digitale) dossiers
• Ervaring in het gebruik van processen en het implementeren van (digitale) dossiers in deze processen
• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht
• Zelfstandigheid
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Flexibiliteit
• Dienstverlenende instelling
• Accuratesse
• Discretie