Informatie specialist (IT)

Functie omschrijving
De opdracht tot migratie zaaksysteem is goed uit te voeren in de gehele voorbereiding wanneer de projectleider migratie ondersteund wordt door een persoon met relevant kennis en kunde die nodig is. Deze persoon heeft een coördinerende en uitvoerende rol en staat dus ook met zijn voeten in de modder. Hij ondersteunt de gebruikersorganisatie en helpt met zijn kennis door taken mede uit te voeren waar een afdeling of gebruiker pijn voelt.

Om een migratie goed te kunnen uitvoeren en voor te bereiden, is het van belang dat de bronsystemen (in dit geval beperkt tot het GV-zaaksysteem) “schoon” zijn.

Schoon betekent:

• Er bestaat geen vervuiling meer;

• Er vindt geen vervuiling meer plaats

Voor beide is van belang dat bekend is waar de vervuiling uit bestaat. Voor het tweede punt is van cruciaal belang om te weten WAAROM en HOE de vervuiling ontstaat en vooral HOE dit verder te voorkomen.

Met vervuiling wordt bedoelt:

Alle gegevens in het zaaksysteem die niet te herleiden zijn tot afgesproken structuur en samenhang. Vervuiling is ook een gegevensset die met meer dan redelijke inspanning om te vormen is naar de afgesproken structuur samenhang.

Indien deze gegevens gemigreerd worden naar het nieuwe zaaksysteem zonder filtering of reiniging, dan ontstaat er een kwaliteitsissue/-risico tijdens migratievoorbereidingen en in het nieuwe zaaksysteem.

In een analyse-/onderzoeksrapport komt naar voren dat de vervuiling o.a. aan de voorkant begint bij handmatig aanmaken van zaken en de e-diensten.

Dit is m.i. te herleiden naar o.a. (kort door de bocht) de inrichting van de zaaktypecatalogus/werkprocessen, de rolverdeling/afspraken en techniek.

De “vervuiling” in het GV-zaaksysteem dient onmiddellijk of in ieder geval zo snel mogelijk geminimaliseerd te worden (eigenlijk gestopt te worden). Het project Migratie, gaat de gebruikersorganisatie (en beheer) dringend en dwingend benaderen om het GV-zaaksysteem te gaan opschonen.

Dit opschonen is geen extra werk. Het is het wegwerken van werkvoorraad en behoort tot de reguliere taak van een organisatieonderdeel. De omvang (hoeveelheid en uit te voeren handelingen) van deze werkvoorraad bepaalt de inspanning van een organisatieonderdeel.

De organisatieonderdelen hebben voor de opschoning ondersteuning bij nodig voor o.a.

• probleemstelling;

• omvangsbepaling;

• inspanningsbepaling;

• oplossingsbepaling;

• uitvoering.

Voor de verbetering/aanpassing van de inrichting (punt 1 hierboven) om nieuwe vervuiling te voorkomen is een verbeterslag nodig, die wellicht ook positieve effecten kan hebben op het werken met het nieuwe zaaksysteem.

Het is echter niet de bedoeling dat puur voor het opschonen en stoppen van de vervuiling, een grote verbeterslag wordt neergezet. Het moet snel, relevant, kundig en to-the-point gebeuren, zonder dat de gebruikersorganisatie hier (teveel) hinder van ondervindt (ambitieus…). Het kan zelfs betekenen dat er short-cuts worden gecreëerd, die van weinig waarde zijn voor het werken in het nieuwe zaaksysteem, maar van groot belang zijn voor de opschoning en voor het uitvoeren van een goede migratie.

Een short-cut mag niet leiden tot afname van de kwaliteit van de dienstverlening. Het GV-zaaksysteem MOET blijven functioneren tot het moment dat het nieuwe zaaksysteem volledig is geïmplementeerd.

Als dit betekent dat er toch (onbedoeld of bedoeld maar onvermijdelijk) “vervuiling” ontstaat, dan wordt daar in het migratie-project rekening mee gehouden en zal na stilleggen van het GV-zaaksysteem verder opgeschoond moeten worden. De middelen MyLex en Alfresco zijn hier structurele hulpmiddelen in.

Specifieke taken en verantwoordelijkheden

• Vervuiling in zaaksysteem - weghalen

• Vervuiling zaaksysteem - voorkomen

De opdrachtgever(s)
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Functie eisen

• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor-niveau in de richting van IT;

• Aantoonbare werkervaring als projectleider met het implementeren van zaakgericht werken binnen een gemeente;

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar binnen een gemeente

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider met het implementeren van zaakgericht werken

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider IT

Competenties

• Communicatief

• Resultaatgericht

• Eigenaarschap

• Analytisch

• Omgevingssensitief

Extra info

• Duur 6 maanden

• Optie tot verlenging 1 maal 3 maand(en)

• Uren per week 16 uur

• Start z.s.m.