Projectleider fusie archiefdiensten Gooi- en Vechtstreek

Functie omschrijving
De archiefdiensten van Hilversum en Gooise Meren & Huizen verrichten archieftaken voor de gemeenten in de regio (met uitzondering van Weesp) en voor de bij deze diensten aangesloten overheden in de regio. Daarnaast bieden deze diensten voor inwoners en onderzoekers toegang tot historisch materiaal en worden diensten verricht voor historische kringen. De nieuwe archiefregeling vraagt van de archiefdiensten o.a. om documenten en andere materialen duurzaam digitaal te bewaren. Vooral het digitale aspect van de “hedendaagse” informatievoorziening en daarmee ook het digitale karakter van het beheer en de dienstverlening van de archieven, noodzaakt tot ingrijpende aanpassingen van de organisatie. Met name wat betreft de capaciteit, zowel in kwantitatieve als kwalitatieve zin. Want naast deze digitale archieven zullen de “analoge” archieven nog geruime tijd uitbreiden en voortbestaan. Een fusie van de twee genoemde archiefdiensten is met het oog op het voorgaande een al lange tijd gekoesterde wens van diverse betrokken gemeenten en de provincie Noord-Holland. De verwachting is dat door een fusie een meer robuuste, toekomstbestendige en efficiënte organisatie ontstaat. De colleges van Hilversum en Gooise Meren hebben de opdracht gegeven om door middel van een businesscase, in kaart te brengen hoe een fusie uitpakt voor parameters als kosten, kwaliteit dienstverlening, aanpak digitaliseringsopgave en het uitdragen van cultuurhistorie. Ook de vorm van samenwerking en de bezoeklokatie zijn meegenomen in de onderzoeksopgave. Het doel van de fusie voor beide gemeente is te komen tot een toekomstbestendige dienst, in de vorm van een Regionaal Historisch Centrum (RHC), dat in staat is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, waaronder het beheer en de beschikbaastelling van digitale archieven, en kan functioneren als een cultuurhistorisch centrum. Het afgelopen half jaar is veel werk verzet t.b.v. deze businesscase. Deze bevindt zich nu in de afrondende fase, er moet nog ambtelijke afstemming plaatsvinden om tot een definitieve versie te komen om hiermee een onderbouwde keuzes aan de colleges (en vervolgens de raden) voor te leggen. Hilversum en Gooise Meren zoeken met directe ingang een projectleider om het proces van afronden van de businesscase en de bestuurlijke besluitvorming te begeleiden. Ook het maken van een implementatie plan maakt deel uit van deze opdracht, die loopt tot en met 2020. De huidige opdracht heeft betrekking op fase 1, maar continuïteit naar fase 2 – implementatie van de fusie is gewenst. De opdracht mag over meerdere personen verdeeld worden. Er is een gedeeld opdrachtgeverschap van de gemeenten Hilversum en Gooise Meren. Dit betekent dat de werkzaamheden bij beide organisaties worden uitgevoerd.

De opdrachtgever(s)
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn; inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Functie eisen

• Aantoonbare kennis van de bedrijfsvoering en werkzaamheden van een archief, blijkend uit relevante werkervaring in de afgelopen 3 jaar.

• Een afgeronde opleiding op wo niveau

• Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider op het gebied van bedrijfsvoering

• In de afgelopen 5 jaar minimaal 1 project uitgevoerd inzake het vormgeven van een fusie van een Streekarchief

• Aantoonbare werkervaring met complexe bestuurlijke opgaven waarbij meerdere gemeenten zijn betrokken

Competenties

• Politieke en organisatie sensitiviteit;

• Samenwerken;

• Resultaatgerichtheid;

• Kritisch en stevig;

• Onder tijdsdruk kunnen werken.

Extra info

• Duur: 6 maanden

• Optie tot verlenging: 2 maal 6 maand(en)

• Uren per week: 10 tot 15

• Start: z.s.m.