Coördinator / senior recordmanager (ICT)

Functie omschrijving
De gemeente Hilversum staat aan de vooravond van de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Voor de implementatie is een projectorganisatie opgericht en recordmanagement neemt actief deel aan het project. Om de implementatie tot een goed eind te brengen moeten veel werkzaamheden worden uitgevoerd door het project- en recordmanagement. Zo zijn er werkzaamheden ten behoeve van het huidige zaaksysteem zoals; het opschonen van het huidige zaaksystemen; openstaande zaken afronden, nieuwe vervuiling tegen gaan, het vernietigen van zaken en het overbrengen van gearchiveerde zaken naar MYLEX om het huidige zaaksysteem uit te faseren. Daarnaast zijn er diverse werkzaamheden rondom het nieuwe zaaksysteem zoals het op orde brengen van de I-navigator en het inrichten van het nieuwe zaaksysteem i.s.m. functioneel beheer. Daarnaast valt ook onder de werkzaamheden: het actualiseren van het beleid, de kaders en richtlijnen van Zaakgericht Werken en het zaaksysteem. Daarnaast moet de organisatie goed betrokken worden bij de diverse implementatiewerkzaamheden zoals de procesinrichtingscheck en het actualiseren van werkinstructies en handleidingen. Veel van deze projectwerkzaamheden zijn tevens werkzaamheden die recordmanagement na afronden van het project als lijnactiviteiten zal blijven uitvoeren. Naast de projectwerkzaamheden heeft recordmanagement tevens de reguliere lijnwerkzaamheden die doorgaan tijdens de projectfasen. Om de werkzaamheden binnen het team recordmanagement goed te borgen en coördineren is de gemeente Hilversum op zoek naar een coördinator / senior recordmanager.

• Coördineren van de werkzaamheden van het team recordmanagement voor de projectwerkzaamheden.

• Meewerkend voorman bij het project implementatie/migratie van/naar een nieuw zaaksysteem. Je bent onderdeel van de projectorganisatie en vertegenwoordigd hierin de recordmanagers in samenwerking met de recordmanagers.

Actualiseren van het beleid en de kaders rondom zaakgericht werken

De opdrachtgever(s)
Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen

De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Functie eisen

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het implementeren van zaakgericht werken;

• Beschikbaar uiterlijk per 14 september 2020 voor 24 uur per week.

• Minimaal 2 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar met het coördineren van teams

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het migreren van zaaksystemen

• Minimaal 2 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar met digitaal archiveren bij een overheidsinstelling

• Minimaal 2 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar met procesinrichting ten behoeve van digitaal en zaakgericht werken

Competenties

• Goede communicatieve vaardigheden, je kunt goed schakelen in gesprekken met de interne klant en partners als informatiemanagers en functioneel beheerders.

• Je redeneert vanuit het proces en hebt oog voor de kaders en de mogelijke oplossingen.

• Goede analytische vaardigheden en weet rekening te houden met verschillende belangen van stakeholders.

• Resultaatgericht en signaleert tijdig bij knelpunten.

Extra info

• Duur 3 maanden

• Optie tot verlenging 3 maal 3 maanden

• Uren per week 24 - 32 uur

• Start z.s.m.