Documentatie Medewerker

Als Documentatie Medewerker ben je verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van alle documentatie die nodig is voor exportzendingen wereldwijd. Je zorgt ervoor dat het papierwerk accuraat en volledig is en tijdig wordt aangeleverd, waarbij je nauw contact onderhoudt met collega's en partners om ervoor te zorgen dat zendingen zonder vertraging kunnen worden verwerkt.

Over de vacature

• Exportdocumenten voorbereiden, controleren en bijhouden conform de vereisten van het bedrijf en de klant;
• Vrachtbrieven (bills of lading) controleren op juistheid alvorens deze naar de betreffende partijen te versturen;
• Verzenddossiers binnen vier werkdagen afhandelen, in lijn met klantafspraken, kredietbrieven (letters of credit) en orderinstructies;
• Ervoor zorgen dat facturen voor afgehandelde zendingen tijdig worden verstuurd en de juiste kosten bevatten;
• Werkinstructies en procedures voor elk klantaccount actueel houden;
• Actie ondernemen wanneer informatie ontbreekt, om vertragingen in de facturatie of de afhandeling van dossiers te voorkomen;
• Afwijkingen (non-conformances) rapporteren volgens de vastgestelde KPI-vereisten;
• Samenwerken met de operationele afdeling en regionale/mondiale servicecentra om eventuele problemen op te lossen;
• Taken van andere teamleden leren, zodat je kunt inspringen bij afwezigheid of tijdens drukke periodes;
• Het bedrijfsbeleid en de procedures naleven, evenals eventuele klantspecifieke vereisten;
• Zoeken naar mogelijkheden om het documentatieproces soepeler en efficiënter te laten verlopen.

Wat wij vragen

• Basisbegrip van logistieke processen en exportprocedures;
• Bekend met transport gerelateerde documenten; kennis van kredietbrieven (letters of credit) is een pré;
• Goede beheersing van het Engels en Nederlands (zowel mondeling als schriftelijk);
• Sterke administratieve vaardigheden;
• Oog voor detail, georganiseerd en in staat om deadlines te halen.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een logistiek dienstverlener. Zij zijn actief in meer dan 140 landen op het gebied van technologie en innovatieve en dynamische logistieke oplossingen.