Implementatiemanager Contractmanagementsysteem

Opdrachtomschrijving
De implementatie- en adoptiemanager voert de regie op de implementatie en adoptie van het nieuwe centrale contractmanagementsysteem. Hij/zij is verantwoordelijk voor het opstellen, organiseren, coördineren en begeleiden van de implementatie- en adoptieactiviteiten en werkt daarbij nauw samen met het adviesteam Contractmanagement, andere betrokken stakeholders en sluit aan bij gesprekken met de leverancier.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit

Projectleiding en regie
Treedt op als projectleider voor de implementatie en adoptie van het contractmanagementsysteem.
Stuurt op realisatie van doelstellingen, planning, kwaliteit, capaciteit en beschikbare inzet van de betrokken medewerkers binnen de implementatie.
Voert regie op leverancier, betrokken afdelingen en gebruikersgroepen.
Escaleert knelpunten tijdig en zorgt voor besluitvorming door management en stuurgroep.
Stelt een integraal implementatie- en adoptieplan op waarin processen, rollen, systeeminrichting, communicatie, adoptie en planning in samenhang worden uitgewerkt.
Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van afgesproken resultaten en het realiseren van een succesvolle organisatiebrede uitrol.
Implementatiebegeleiding
Opstellen en bewaken van de implementatieplanning.
Inzichtelijk maken van afhankelijkheden, risico's en mijlpalen.
Ondersteunen bij de voorbereiding van de pilot.
Coördineren van activiteiten tussen projectteam, leverancier en gebruikers.
Bewaken van voortgang en tijdige besluitvorming.
Pilotfase
Voorbereiden en begeleiden van de pilot.
Ondersteunen bij de selectie van pilotdeelnemers.
Organiseren van kick-offs, evaluaties en gebruikerssessies.
Vastleggen van bevindingen, risico's en verbetervoorstellen.
Adviseren over vervolgstappen na afronding van de pilot.
Adoptie en verandermanagement
Opstellen van een adoptie- en communicatieaanpak.
Ondersteunen bij stakeholdermanagement.
Creëren van draagvlak bij contractmanagers, leidinggevenden en andere gebruikersgroepen.
Signaleren van weerstand en het formuleren van passende interventies.
Adviseren over inrichting van nieuwe werkwijzen en processen.
Proces- en organisatie-inrichting
Adviseert over rollen, verantwoordelijkheden en autorisaties binnen het contractmanagementsysteem, waaronder de taakverdeling tussen contractmanagers, SIEB, functioneel beheer en andere betrokkenen.
Ondersteunen bij het vastleggen van werkafspraken.
Adviseert over de inrichting van beheer- en ondersteuningsprocessen na ingebruikname van het systeem, waaronder meldingenafhandeling, functioneel beheer, ondersteuning van gebruikers en de samenwerking met KC BVS.
Rapportage en besluitvorming
Voorbereiden van managementrapportages.
Opstellen van voortgangsrapportages.
Voorbereiden van besluitvormingsmomenten.
Helpen bij het uitwerken van scenario's rondom uitrol en licentiegebruik.
Resultaat
Een succesvol uitgevoerde pilot.
Inzicht in benodigde processen, rollen en autorisaties.
Een gedragen implementatie- en uitrolplan.
Een duidelijke adoptieaanpak voor de organisatie.
Adviezen voor de verdere organisatiebrede uitrol.
Een beheersbare en realistische planning voor de vervolgfase.
Competenties
Verbindend, overtuigend en communicatief sterk.
Resultaatgericht, met sterke regievoering in complexe stakeholderomgevingen.
Organisatie- en omgevingssensitief, met politiek-bestuurlijke antenne.
Zelfstandig, proactief en besluitvaardig.
In staat structuur aan te brengen in een dynamische omgeving.
Praktisch ingesteld: adviseert én organiseert.
Standvastig en koersvast.
Opdrachtduur
Gemiddeld 16 uur per week (2 dagen). Looptijd: 6 maanden met mogelijkheid tot verlenging.