Managementassistent

Functie omschrijving
Jij regelt het. Voor je collega’s en voor Rotterdammers, vanaf een toffe werkplek midden in de stad!

Jouw functie

Je komt werken bij de afdeling Ruimtelijk Ontwerp & Advies. Een afdeling die verdeeld is over 6 teams. De managementassistentes ondersteunen primair de teamleiders en het afdelingshoofd. Je gaat twee teamleiders ondersteunen en pakt ook de ingewikkelde afspraken op van andere teamleden. Zelf ben je onderdeel van het team ondersteuning en ga je samen met de 2 andere managementassistentes en de afdelingssecretaris de ondersteuning perfectioneren. Met elkaar verdelen jullie de overige organisatorische- en ondersteunende taken op de afdeling.

Je taken bestaan uit:

Complex agendabeheer

Afspraken maken, reserveren vergaderruimtes, aanmelden bezoekers

Telefoneren

Faciliteren bij de organisatie van workshops en andere bijeenkomsten

Ondersteunen van projecten, veelal gericht op de organisatie van de afdeling

Actielijst van vergaderingen

De opdrachtgever(s)
Je komt werken voor afdeling Ruimtelijk Ontwerp & Advies, onderdeel van het cluster Stadsontwikkeling. Een afdeling met zo’n 180 medewerkers met een informele sfeer.

Wat doet de afdeling

Als je door Rotterdam loopt, zie je het meteen: hier is altijd wel wat aan de hand. Van hoge hijskranen tot stratenmakers op de grond. In Rotterdam wordt gebouwd! We bouwen extra woningen, scholen en voorzieningen. We maken de openbare ruimte in hoog tempo groener, gezonder, toegankelijker en veiliger. Opgaven die grote uitdagingen met zich meebrengen. Onze inhoudelijke professionals zijn stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten en modelleurs. In de ondersteunende rol van managementassistent draag ook jij, op jouw manier, bij aan de ontwikkeling van de stad!

Functie eisen
Je hebt minimaal een mbo-4 opleiding afgerond;

Je hebt werkervaring met Outlook, MS Teams en Excel;

Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.

Je hebt werkervaring met het ondersteunen van twee teamleiders tegelijk. Blijkend uit werkervaring in het cv.

Wensen

Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen en vergaderingen, groter dan 80 personen;

Je hebt een hbo-opleiding afgerond;

Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner bij een overheidsorganisatie of een bedrijf.

Extra info

• Werklocatie Wilhelminakade 179

• Thuiswerkbeleid In het kader van Anders werken wordt er ook vanuit huis gewerkt, maar voor 50% op kantoor; voor vergaderingen en digitale ontmoetingen wordt gebruikgemaakt van MS Teams; fysieke aanwezigheid vindt voornamelijk plaats op De Rotterdam

• Startdatum 15-1-2026

• Uren per week 32

• Duur opdracht 3 maanden

• Verlengingsopties 3 maal 3 maanden

• Data voor verificatiegesprek Week 50/51

• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.