Ontdek meer
Over deze vacature
Functie omschrijving
Een managementteam zonder een managementassistent is een verloren zaak. Er zijn talloze zaken waaraan gedacht moet worden waardoor het werk gauw onoverzichtelijk wordt en niet meer functioneel. Als geen ander weet jij hier raad mee. Jij ontzorgt het managementteam van administratieve en organisatorische taken. Dankzij jouw komst creeer je overzicht en stabiliteit binnen het team! Jouw specifieke aandachtsgebied is het secretarieel ondersteunen van de regiomanager en teamleider van het REC TBC.
Jouw functie
De managementassistent ondersteunt, net als de andere managementassistenten, de afdeling en het afdelingshoofd, in het bijzonder met facilitaire en administratieve zaken. Ook zorgt de managementassistent voor representatieve activiteiten voor de teams en/of medewerkers.
Andere taken zijn onder andere coördinatie en afhandeling van mailing t.b.v. de afdeling, boeken van ruimtes en het bewaken van de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. Tot slot is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (o.a. verzamelen van gegevens) een belangrijk onderdeel van het takenpakket. Verder ben je volledig thuis in het digitaal vergaderen met MS TEAMS.
De managementassistent bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden. De managementassistent heeft een proactieve houding en een representatieve instelling.
Dit ga je doen:
Je zorgt ervoor dat de agenda van het afdelingsmanagement op orde is;
Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand;
Je pakt administratieve taken op;
Je verzorgt uitgaande en inkomende correspondentie, waaronder mailingen aan huisartsen of andere zorgprofessionals.
De opdrachtgever(s)
De afdeling Strategie en Ondersteuning (S&O) is verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van de GGD RR. Naast het ondersteunen van het primaire proces hebben we een belangrijke rol bij het voorbereiden en opschaling ten tijde van crisis. Om onze paraatheid te maximaliseren streeft de afdeling S&O naar bedrijfsvoeringsmedewerkers die multi inzetbaar zijn en elkaar kunnen helpen en bijstaan daar waar de urgentie het hoogst is.
Onze organisatie
De GGD RR is een aparte entiteit binnen de gemeente Rotterdam, maar zit wel verweven binnen de structuur van het Cluster Maatschappelijke ondersteuning. Anders dan reguliere gemeentelijke onderdelen, vervult de GGD RR een regio functie op het gebied van de publieke gezondheid. Deze regio functie vraagt een stuk maatwerk op de bedrijfsvoering en precies dit maatwerk is waar de afdeling S&O voor aan de lat staat.
Functie eisen
Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent en/of officemanger opgedaan in het afgelopen vier jaar;
Je hebt ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam;
Je bent bekend met Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS Teams
Wensen
Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 25 GGD’s;
Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 4G-Gemeenten en hierdoor weet je hoe je als managementassistent je weg vindt binnen een complexe, politiek-bestuurlijke organisatie
Je hebt affiniteit met het domein van infectieziektenbestrijding en paraatheid en begrijpt het belang van nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid in dit werkveld.
Je hebt ervaring met een Regionaal Expertise Centrum (bijvoorbeeld TBC)
Extra info
Werklocatie
Zalmstraat 7, Rotterdam
Thuiswerkbeleid
Werken vanuit huis behoort tot de mogelijkheden
Startdatum
01-12-2025
Uren per week
20
Duur opdracht
Tot en met 01-06-2026
Verlengingsopties
3 keer 6 maanden
Data voor verificatiegesprek
Nader te bepalen
De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.