Managementondersteuner Communicatie en Duurzame Informatievoorziening

Over het RIVM
Bij het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) werken we aan een gezond, duurzaam en veilig Nederland. Achter de schermen is goed organiseren daarvoor onmisbaar. Als managementondersteuner bij de stafafdeling Communicatie en Duurzame Informatievoorziening (C&D) speel je een cruciale rol in het ondersteunen van managers en medewerkers, zodat zij impact kunnen maken op maatschappelijke vraagstukken.
Jouw rol en impact
In deze functie ben je de spil in de organisatie en zorg je voor rust, structuur en overzicht. Je werkt in een hecht en collegiaal ondersteuningsteam waar kennis actief wordt gedeeld. Je krijgt de ruimte om processen te verbeteren en bij te dragen aan een prettige werksfeer, waarbij je zowel op kantoor in Bilthoven als vanuit huis werkt.
Wat wij bieden
Je komt te werken bij een toonaangevende overheidsorganisatie met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Naast een marktconform salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% dat je naar eigen wens kunt inzetten voor extra vrije dagen, geld of fiscaal vriendelijke doelen. Verder profiteer je van volledige vergoeding van je OV-reiskosten voor woon-werkverkeer, studiefaciliteiten en ruime ontwikkelmogelijkheden.
Klaar om jouw organisatietalent in te zetten voor een gezonde toekomst? Solliciteer direct via de knop hieronder!
Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Je ondersteunt primair het stafhoofd, de overige leden van het managementteam (MT) en beheert de afspraken van de multidisciplinaire teams binnen C&D.
• Je beheert de complexe agenda's van het stafhoofd en de MT-leden, waarbij je prioriteiten, urgentie en verschillende belangen afweegt.
• Je ondersteunt bij coördinerende en administratieve taken binnen complexe projecten en zorgt voor verslaglegging van overleggen.
• Je ondersteunt managers en medewerkers bij administratieve, facilitaire en digitale zaken zoals het regelen van vergaderruimtes, catering en postverwerking.
• Je verzorgt de administratieve ondersteuning rond nieuwe medewerkers, ziek- en herstelmeldingen en maakt winkelwagens aan in SAP.
• Je organiseert en coördineert activiteiten voor C&D, zoals de jaarlijkse ontwikkeldag, teamuitjes en informatiebijeenkomsten.
• Je signaleert knelpunten in de ondersteuning en werkt samen met collega's aan het verbeteren van werkwijzen en processen binnen het secretariaat.

Vereisten

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring als managementondersteuner.
• Je hebt ervaring met het beheren van complexe agenda’s.
• Je werkt proactief, zorgvuldig, discreet en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office, Outlook en Teams en maakt je nieuwe digitale systemen snel eigen.
• Ervaring met SAP is een plus.