Managementassistent

Over de functie
Het Ministerie van Defensie is op zoek naar een representatieve managementassistent voor de Directie Internationale Aangelegenheden (DIA). In deze rol ondersteun je de directie binnen een moderne, digitale werkomgeving. Je draagt bij aan een soepele organisatievoering en hebt oog voor verhoudingen binnen een dynamische overheidscontext. Defensie biedt een maatschappelijk relevante werkomgeving waar jouw inzet direct impact heeft op de internationale samenwerking.
Wat wij bieden
Werken bij het Ministerie van Defensie betekent kiezen voor persoonlijke groei en goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Je ontvangt naast je salaris een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,33% dat je flexibel kunt inzetten voor geld, extra verlof of fiscaal vriendelijke doelen. Daarnaast profiteer je van flexibele werktijden, uitstekende verlofregelingen en een reiskostenvergoeding of een gunstige OV-regeling voor onbeperkt reizen in Nederland. Solliciteer nu via de knop hieronder en versterk het team in Den Haag.
Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief zaalreservering, catering en bezoekersaanmelding.
• Je regelt (buitenlandse) dienstreizen voor directeuren door contact te onderhouden met het reisbureau en vervoer en hotels te boeken.
• Je maakt vergaderbundels voor de ambtelijke en politieke leiding ter voorbereiding op debatten, werkbezoeken en vergaderingen.
• Je houdt de agenda bij van de directeuren, attendeert hen op afspraken en ontvangt bezoekers.
• Je behandelt inkomende en uitgaande vertrouwelijke post en onderhoudt contact met de archiefmedewerkers.
• Je handelt inkomende telefoongesprekken af en verbindt door waar nodig.
• Je coördineert de bestellingen van kantoorartikelen.
• Je houdt een aan- en afwezigheidsoverzicht bij.
• Je bent het aansprakelijk punt voor (nieuwe) medewerkers en ondersteunt bij administratieve, organisatorische en logistieke zaken.

Vereisten

• MBO-4 opleiding (diploma behaald), aangevuld met een secretariële opleiding.
• Recente werkervaring in een functie als managementassistent is een pré.
• Voldoende beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma’s zoals Excel, Word en PowerPoint.
• Voldoende beheersing van standaard kantoorapplicaties en systemen zoals SharePoint en iBabs.
• Basiskennis van interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures.
• Basiskennis van de inrichting en werkwijze van overheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en voldoende beheersing van het Engels in woord.