Trainee Recordmanagement

Functie omschrijving
Gemeente De Ronde Venen is op zoek naar een enthousiaste trainee die samen met verschillende collega’s het recordmanagement in nieuwe systemen opzet. Dit op zo’n manier dat collega’s hun proces op de meest efficiënte manier kunnen uitvoeren en de informatiebeheerders weten hoe het recordmanagement (by design) is opgezet en dit ook kunnen controleren/uitvoeren. Je vindt het daarbij leuk om het belang van goed informatiebeheer en recordmanagement uit te dragen.

Gemeente De Ronde Venen is voornemens om recordmanagement in te richten in Microsoft365, de recordmanagement module van Notubiz te implementeren en aan de slag te gaan met iArchief voor het beheren van de informatie in iBurgerzaken. Het centrale archiveren in het zaaksysteem is hiermee losgelaten, er wordt per domein bekeken wat het beste aansluit bij de processen.

De recordmanager heeft ook een rol, samen met de informatiebeheerders, functioneel beheerders en collega’s uit de organisatie, bij het digitaliseren van processen waarbij deze nu nog worden geregistreerd met het document management systeem Corsa. Uit bovenstaande blijkt dat er veel ontwikkelingen zijn, gaandeweg de opdracht kunnen er nog nieuwe klussen bijkomen.

De opdrachtgever(s)
Binnen Gemeente de Ronde Venen werken we aan digitalisering van onze processen en we zitten hierbij nog in de overgangsfase. Je komt te werken bij team I&A, cluster Informatiebeheer. Dit cluster bestaat uit informatiebeheerders, functioneel beheerders en adviseurs informatiebeheer.

Functie eisen

• Aantoonbare werk/stage ervaring met recordmanagementtaken bij een overheidsorganisatie;

• In bezit van een reeds afgeronde (of binnenkort af te ronden) opleiding of cursus tot informatiespecialist/ recordmanager/ informatiebeheerder;

• Aanbieder kan achtervang en inhoudelijke begeleiding van de trainee garanderen, dit is kenbaar gemaakt in de inschrijving;

• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO Bachelor niveau;

• Kandidaat zal wekelijks een training of ondersteuning krijgen betreft de ontwikkeling van de aangeboden kandidaat vanuit de leverancier

• Aantoonbare werk/stage ervaring met M365 Sharepoint

• Aantoonbare werk/stage ervaring met MS-Teams (

• Aantoonbare werk/stage ervaring met inrichting van recordmanagement (benoem dit duidelijk in het cv)

• Aantoonbare kennis van én werk/stage ervaring met de toepassing van archiefwet en -regelgeving (benoem dit duidelijk in het cv)

• Een door de kandidaat geschreven motivatie toegeschreven op de functie trainee recordmanagement

• Kandidaat zal wekelijks training of ondersteuning krijgen betreft de ontwikkeling van de aangeboden kandidaat vanuit de leverancier

Competenties

• Leergierig (het leuk vinden om te pionieren)

• Didactische vaardigheden

• Goede communicatieve vaardigheden;

• Secuur/oog voor details;

• Zelfstandig en in teamverband kunnen werken;

• Klantgericht.

Extra info

• Duur 6 maanden

• Optie tot verlenging Mogelijk maar nog niet bekend

• Uren per week 31

• Start z.s.m.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 20 maart 2023 tussen 10.00 uur en 16.30 uur via teams. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 17 maart 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.