Personal Assistant

In het kort over deze vacature van Personal Assistant

• Ervaring in de advocatuur is geen vereiste. De motivatie om bij dit kantoor te werken staat voor hen voorop

• Parttime; 3 of 4 dagen

• Juist omdat je samenwerkt met een PA team, verdeel je het werk en kun je met een gerust gevoel vrij zijn

• Goede werk/privé balans + thuiswerken mogelijk (vanaf 4 dagen werken)

• Prachtig modern kantoor in Amsterdam, direct bij station Zuid

• Bereikbaar met OV en ook parkeren is hier mogelijk

• Salaris: € 3.500 – € 4.500 bruto + 13e maand en andere goede secundaire arbeidsvoorwaarden

De functie en het team

Als Personal Assistant maak je deel uit van een vaste groep bestaande uit vier partners, vier seniors (counsels) en een team van advocaten. Samen met vier collega-PA’s ben je een hecht ondersteuningsteam.

Binnen het team heerst een sterk gevoel van samen verantwoordelijkheid dragen. Iedereen heeft zijn eigen partner/counsel die je ondersteunt met eigen werkzaamheden en aanspreekpunten, maar collega’s helpen elkaar waar nodig en zorgen er samen voor dat het werk doorgaat. Juist omdat het een parttime functie betreft, is een goede overdracht vanzelfsprekend en kun je met een gerust gevoel vrij zijn. Absoluut een goede teamspirit!

Je krijgt hier als Personal Assistant veel ruimte om jouw werk op jouw eigen manier te organiseren en initiatief te nemen waar jij kansen ziet. Die vrijheid gaat goed samen met verantwoordelijkheid en maakt dat je echt onderdeel bent van de groep.

In deze PA rol heb je verschillende verantwoordelijkheden

• Het zijn soms uitdagende agenda’s; jij weet structuur te brengen, afspraken en meetings van A tot Z te organiseren en kijkt vooruit naar komende afspraken.

• De e-mails blijven soms binnenstromen, jij hebt oog voor prioriteit en haalt de juiste informatie eruit, pakt proactief iets op of zet de mail uit.

• Maandelijks worden de declaraties uitgestuurd, jij weet dit proces goed te coördineren.

• In samenwerking met de compliance-afdeling begeleid je het KYC-proces. Absoluut belangrijk om hiervoor alles goed op orde te hebben.

• Bij het dossier- en procesbeheer komen verschillende administratieve werkzaamheden kijken, deze pak je met veel nauwkeurigheid op.

• Geen document gaat de deur uit zonder jouw scherpe blik op spelling, grammatica en huisstijl

• Werkprocessen die beter, efficiënter, sneller kunnen, jij denkt hier graag over mee

• Binnen deze groep help je met het coördineren van activiteiten en evenementen waar jouw organisatie skills

Wat deze functie extra aantrekkelijk maakt, is de combinatie van zelfstandigheid en samenwerking. Je hebt een eigen verantwoordelijkheid binnen de praktijk, terwijl je kunt bouwen op een team dat betrokken is, kennis deelt en graag voor elkaar klaarstaat.

Het kantoor

Je komt terecht bij een Nederlands advocatenkantoor dat naast Nederland ook internationale kantoren heeft. Er is hier veel aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers. Er wordt gekeken naar de kwaliteiten die je al meebrengt én naar wat je graag verder wilt leren. Samen stel je een persoonlijk ontwikkelplan op, zodat je jezelf kunt blijven ontwikkelen en uitdagen op een manier die bij jou past.

De sfeer is prettig en toegankelijk, net als ambitieus en gedreven. Collega’s staan voor elkaar klaar, denken met elkaar mee en vinden het belangrijk om met plezier samen te werken.

Zoals een van de Personal Assistants het mooi omschrijft: “Met plezier naar je werk en met voldoening naar huis.” Een uitspraak die goed weergeeft hoe collega’s het werken hier ervaren.

Uren, thuiswerken en bereikbaarheid

De functie is parttime te vervullen in 3 of 4 dagen. Jouw werkdagen zijn in overleg goed bespreekbaar. Thuiswerken is mogelijk als je 4 dagen werkt, bij 3 dagen werk je volledig op kantoor, waar het zeker in bijzondere situaties bespreekbaar is om eens thuis te werken.

Het kantoor ligt direct bij station Amsterdam Zuid en is hierdoor heel goed bereikbaar met OV of fiets. Reis je liever met de auto, dan is parkeren ook mogelijk.

Wat breng jij mee als Personal Assistant

Het gaat om een Personal Assistant rol en géén juridisch secretaresse functie. Hierdoor is ervaring binnen de advocatuur dan ook geen vereiste. Jouw ervaring heb je in een vergelijkbare secretaresse / assistant functie en anders heb je in ieder geval ervaring in een functie waar jouw vaardigheden zijn opgedaan in dienstverlening, servicegerichtheid, organisatie, administratie en communicatie.

Het is belangrijk dat je een goede beheersing hebt van de Nederlandse taal, ook is het belangrijk dat je een goede basisvaardigheid van de Engelse taal hebt. Ze zien graag dat je bekend bent met de verschillende Office programma’s en met het werken met digitale systemen, o.a. voor het bijhouden van administratie en processen.

Wat zij jou bieden als Personal Assistant

Zij bieden jou graag een goed salaris, passend bij de werkervaring die jij meebrengt. Ook hebben zij voor alle medewerkers mooie secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Een salaris afhankelijk van jouw ervaring, dit ligt tussen € 3.300 tot circa € 4.500 bruto per maand op fulltime basis

• Een 13e maand

• 8% vakantiegeld

• Pensioenregeling

• 26 vakantiedagen

• Volledige reiskostenvergoeding

• Ontwikkelmogelijkheden o.a. met een aanbod aan opleidingen

• De mogelijkheid om na je inwerkperiode deels thuis te werken

• Aanbod van ontbijt en lunch waar je slechts een kleine bijdrage betaald

• Optie om feestdagen te ruilen voor dagen die voor jou persoonlijk belangrijk zijn

• Goed georganiseerde events en sportactiviteiten waar je vrijwillig aan kunt deelnemen

Interesse

Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar info@zijmaakthetverschil.nl of bel naar Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt!

Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).

ZIJ, dé specialist in office support.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.

Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.